Numa época onde as pessoas dão mais valor ao que podem ver, a prestação de contas anual do condomínio surge como um pilar fundamental. Para entender sua relevância, é válido lembrar do ditado que destaca como “a mulher de César não basta ser honesta, deve parecer honesta”. Isso realça a importância da forma como somos percebidos, uma dinâmica que se aplica tanto às relações interpessoais quanto à gestão financeira condominial.
O que queremos dizer com isso? A prestação de contas anual é uma forma de você mostrar seu bom trabalho honestamente. Então, a percepção dos condôminos na hora da sua apresentação das contas vai influenciar nas suas futuras decisões e na confiança dos envolvidos.
A prestação de contas anual é obrigatória
A prestação de contas anual não serve apenas para o síndico apresentar seu trabalho. Tampouco deve ser encarada como o ato de apresentar documentos e solicitar aprovação. Ela possui raízes jurídicas sólidas, sendo estabelecida no Código Civil, no artigo 1348, inciso VIII, que atribui ao Síndico a responsabilidade de “prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas”.
Assim, a prestação de contas forma uma base para uma relação de transparência e confiança na governança condominial. Ela não só mostra a situação do condomínio como também envolve os condôminos à responsabilidade de participar nas decisões mais importantes.
A prestação de contas do condomínio é realizada na Assembleia Geral Ordinária (AGO) e vale lembrar que quem aprova ou reprova as contas são os condôminos presentes, com a maioria simples dos votos. Veja na sua convenção quando será a próxima AGO e fique atento!
Como fazer uma prestação de contas anual transparente
Além de mostrar os documentos e pedir aprovação das contas, a prestação de contas anual precisa ser apresentada de forma a facilitar o entendimento dos condôminos. Lembre-se que eles não acompanham com frequência as contas e não estão acostumados aos números que você vai mostrar.
Então como mostrar as movimentações de forma mais clara? Para alcançar essa transparência, algumas práticas são essenciais:
1) CRIE UMA APRESENTAÇÃO
Nada de jogar um monte de pastas na frente dos condôminos e começar com “blá blá blá”. Você pode criar uma apresentação simples para que as pessoas possam visualizar os números enquanto você explica.
2) FAÇA UM COMPARATIVO
Comparar a previsão orçamentária com os valores reais do exercício corrente, elucidando as principais discrepâncias.
3) ANALISE A EVOLUÇÃO DOS SALDOS
Expor a evolução dos saldos da conta ordinária e do fundo de reserva, corroborando com extratos bancários do último mês do exercício, para validar a consistência dos saldos.
4) FALE SOBRE INADIMPLÊNCIA
Esclarecer as razões por trás dos valores relacionados aos inadimplentes, mencionando as ações que você tem tomado para tentar sanar o problema.
5) APRESENTE DOCUMENTOS ESSENCIAIS
O síndico precisará apresentar:
a) Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, não apenas do condomínio, mas também da administradora e de empresas terceirizadas.
b) Apresente o AVCB, RIA dos Elevadores, para-raios, seguro do prédio e registros dos funcionários.
6) PARECER DO CONSELHO
Inclua o parecer do Conselho Fiscal, trazendo recomendações ou reprovações sobre as contas.
7) LAUDO DE AUDITORIA
Apresente o laudo da auditoria para chancelar de forma independente as informações que você passou para os condôminos. Logo abaixo falaremos mais sobre isso.
Criando uma apresentação com as informações acima, os condôminos conseguirão ter uma visão geral do condomínio e do seu bom trabalho.
Tem dificuldades na prestação de contas? Leia também este artigo: Vencendo Dificuldades na Hora de Prestar Contas no Condomínio
Conte com ajuda da auditoria para uma boa prestação de contas
A excelência na prestação de contas anual que fortalece a confiança dos condôminos pode ser alcançada através de relatórios de auditoria. Esse relatório, que também chamamos de laudo, fará com que os condôminos aplaudam seu trabalho.
Para a boa apuração de informações, recomenda-se a solicitação desses relatórios anualmente ou a realização de auditorias preventivas mensais.
Isso não apenas facilita a apuração das informações, como também proporciona uma visão mais precisa das finanças do condomínio. Além disso, também a auditoria independente apresenta um laudo que mitiga qualquer fonte de desconfiança com relação às informações apresentadas.
Quando encontra erros, o laudo de auditoria faz recomendações de melhorias, o que vai facilitar sua gestão e aumentar a qualidade do seu trabalho.
Apresentar informações sólidas e embasadas em uma auditoria independente, certamente vai mudar a forma como as pessoas encaram seu trabalho. Elas terão mais confiança em aprovar as contas, contando com o seu bom trabalho.
O que acha de encomendar uma auditoria para acrescentar o laudo na sua prestação de contas anual?
Entre em contato com nossa equipe e saiba como funciona nosso trabalho.
