A gestão de condomínios não é algo simples, mas com as estratégias corretas, o fluxo de trabalho pode ser mais dinâmico. Sabendo exatamente o que deve fazer e contando com as ferramentas certas, o síndico não deixa acontecer problemas difíceis de lidar.
Neste artigo, falaremos dos pontos de atenção, principalmente no financeiro, da gestão de condomínios.
O que é gestão de condomínios?
A gestão de condomínios é o conjunto de ações que envolvem o planejamento, controle e direcionamento das atividades do condomínio.
Em primeiro lugar, é preciso entender que um condomínio tem regras regulamentadas por lei (Código Civil – Seção II e Lei 4591/64) e sua administração exige muito cuidado.
Em segundo lugar, é bom distinguir que cada parte deste gerenciamento tem sua função e responsabilidade. Vamos entender melhor as partes da gestão de condomínios:
MEMBROS
a) Gestor: é o síndico – morador (orgânico) ou profissional;
b) Corpo de gestão: subsíndicos, conselheiros, pessoas que dão suporte ao gestor;
c) Administradora: responsável por dar apoio, organizar os documentos e executar atividades, conforme a convenção interna e a legislação vigente. Vale lembrar que a contratação da administradora não dispensa a função do síndico.
ÁREAS DE ATUAÇÃO
_ Gestão financeira: controlar fluxo de caixa, contas a pagar e receber, inadimplência, etc.
– Gestão jurídica: LGPD, contratos, atas, ações judiciais, problemas tributários ou ambientais, etc.
= Gestão administrativa e de infraestrutura: coordenar o funcionamento diário, cuidar das manutenções e das pessoas que trabalham nas instalações.
FERRAMENTAS
* Aplicativos para gestão de condomínios: ferramentas que automatizam e facilitam processos, fornece métricas e estratégias.
** Aplicativos para comunicação: ferramentas que facilitam o diálogo e fornece subsídios para marcar reuniões, fazer votações, e evitar conflitos;
*** Laudos de auditoria: ferramenta para apontamento de riscos, problemas e insights de melhorias.
Neste momento, pode ser que você esteja se perguntando: – “Com tantas partes a se pensar, como podemos dizer que a gestão pode se tornar algo simples?”
Trataremos um pouco mais sobre o assunto e você entenderá o que precisa fazer para facilitar seu trabalho.
O síndico na gestão de condomínios
A gestão de condomínios deve ser semelhante à administração de uma empresa. Afinal, o condomínio tem muitas similaridades com empresas: possui CNPJ; tem equipes de funcionários; contratos com prestadores de serviços; faturamento; despesas; obrigações trabalhistas e tributárias; manutenções periódicas; reclamações de condôminos, etc.
O principal responsável pela gestão de todos os processos é o Síndico. Então, diante dessa complexidade, será que qualquer pessoa (morador ou não) está apto para ser Síndico? Certamente que não!
O síndico precisa ser alguém com conhecimentos genéricos em áreas como: administração financeira, contábil e jurídica; gestão de pessoas, comunicação e infraestrutura. Pois é função do gestor integrar todas as partes da gestão de condomínios.
Hoje em dia, há síndicos profissionais especializados na gestão de condomínios. Mas muitos prédios também têm os chamados síndicos moradores (ou orgânicos). Independente da modalidade, é importante escolher uma pessoa com perfil que realmente possa ajudar o condomínio.
Qual o perfil ideal de síndico para o condomínio? É alguém que:
a) entenda que terá trabalho na administração;
b) pode dedicar tempo para à gestão;
c) tem habilidades de gestão;
d) age pensando no coletivo, em não em base pessoal.
Por que é tão importante que a pessoa que assume o cargo de síndico entenda o tamanho de sua responsabilidade? Porque ele se tornará o representante legal do condomínio.
Conforme o Código Civil, a principal função do síndico é representar, de todas as maneiras, o condomínio. Portanto, ele deve realizar as ações em defesa do patrimônio e dos interesses dos condôminos. Em outras palavras, o síndico pode ser responsabilizado por qualquer problema sério que surja no condomínio.
Isso também significa que, se o síndico não cumprir com seus deveres ou causar algum tipo de dano à gestão de condomínios, ele poderá responder criminalmente.
As atividades realizadas na gestão de condomínios envolvem:
– Convocação de assembleias;
– Garantir o cumprimento da convenção coletiva;
– Prezar pelo bem-estar e harmonia dos condôminos;
– Mediação de conflitos;
– Contratação e pagamento de funcionários;
– Gestão de subsíndicos e prestadores de serviço terceirizados;
– Contratação e fiscalização de serviços realizados;
– Realização e controle de manutenções prediais;
– Fiscalização e vistoria na infraestrutura dos prédios;
– Garantia de proteção do patrimônio e dos ocupantes das unidades;
– Adoção de medidas para redução de gastos;
– Realização de investimentos em tecnologia;
– Realizar cobranças de cotas condominiais em atraso;
– Controle financeiro de recursos e do fundo de reserva;
– Prestação de contas e contratação de auditorias.
– Organizar os documentos do condomínio e a pasta de prestação de contas;
– Garantir o seguro e o AVCB.
Agora que você já sabe o que precisa fazer no seu trabalho de síndico, vamos prosseguir destacando alguns pontos muito importantes para fazer uma gestão mais suave.
Quais os principais pontos para uma gestão de sucesso?
ENTRADA DE RECURSOS
Comece garantindo que a entrada de recursos continue fluindo. Afinal não é possível pagar as contas, fazer manutenções ou investir no condomínio sem os recursos adequados. Para isso, é essencial ter estratégias para combater a inadimplência.
Saiba mais sobre o combate à inadimplência: Inadimplência em Condomínio: como o síndico pode lidar com esse assunto?
CONTROLE FINANCEIRO
Gastar mais do que ganha é o pior cenário da gestão condominial. É dever do gestor garantir que as contas sejam pagas em dia e criar estratégias para redução de custos. A administração do fundo de reserva também pode garantir o funcionamento das atividades.
Saiba mais sobre como fazer uma análise financeira de seu condomínio: Guia completo para análise do financeiro do condomínio
EVITE PROBLEMAS JURÍDICOS
Litígios são caros e difíceis de resolver. Além disso, lembre-se que o síndico é o responsável legal. Portanto, faça o que puder para evitar problemas jurídicos. Como?
a) proteja as informações dos moradores para evitar problemas com LGPD;
b) mantenha a documentação e o pagamento de impostos do condomínio em dia;
c) fique atento ao pagamento e registro correto dos funcionários (mesmo os terceirizados)
d) guarde bem os documentos do condomínio, como: pastas, notas fiscais e recibos;
e) utilize os recursos do condomínio com aprovação registrada em assembleia;
ATENÇÃO ÀS MANUTENÇÕES
É crucial que o síndico esteja atento às manutenções, já que envolvem segurança e zelo pelo patrimônio. Assim ele deve verificar constantemente a necessidade e fazer planos para obras e reparos no condomínio.
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Ela também é requerida por lei. Aliás, mostrar seu bom trabalho e ouvir as pessoas é essencial para que os condôminos possam VER tudo o que você executa nos bastidores.
Saiba mais como fazer uma prestação de contas transparente: Prestação de contas anual do seu Condomínio – por que e como fazer?
Dicas para melhorar a produtividade
Vamos abrir um espacinho neste artigo para falar de produtividade. O síndico precisa se programar de forma estratégica para fazer as coisas fluírem bem.
Os principais pontos de um trabalho produtivo são:
> Organize as tarefas – faça um bom planejamento.
> Controle o seu tempo – determine quanto tempo você tem para cada tarefa.
> Adote as ferramentas corretas – você precisa criar formas de facilitar os processos.
Tenha em mente que você vai precisar de um momento para pensar no assunto, mas depois as coisas vão fluindo muito mais rápido.
Com isso em mente, vamos agora mencionar alguns pontos que podem fazer a diferença no seu cotidiano. Incentivamos você a juntar todas essas informações para criar sua própria rotina de trabalho.
Como agilizar seu trabalho na gestão de condomínios?
Cuidando dos pontos que mencionamos acima, o síndico já poderá reduzir muitos problemas na gestão condominial. Mas há algumas ações que vão ajudar o gestor, facilitando muito suas ações no cotidiano do condomínio. Veja quais são:
ATUALIZE-SE
Mantenha-se atualizado com o mundo dos condomínios. O conhecimento de normas e regulamentos de segurança ajuda a manter o condomínio em dia com a legislação e evitar multas. Também é bom estar atento com as últimas novidades com relação a recursos e equipamentos que ajudem na economia do condomínio.
Como fazer isso?
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FAÇA UM PLANEJAMENTO
Ficar perdido, sem saber por onde começar, pode atrasar seu trabalho ou você pode esquecer de alguns pontos importantes. Então, planeje-se.
Como fazer isso?
Sabe a lista de atividades da gestão condominial que mencionamos acima? Copie e cole em uma planilha e planeje algumas datas para dar atenção a elas. Se preferir, crie planejamentos organizados em categorias para as 3 principais frentes de gestão: financeira, jurídica, administrativa e infraestrutura.
CONTE COM UMA BOA ADMINISTRADORA
Contar com a ajuda de uma boa administradora de condomínios pode ser essencial para ajudar nas tarefas práticas de manutenção e cobrança. Entretanto, crie estratégias para acompanhar de perto o que está sendo feito.
Como fazer isso?
Escrevemos um artigo completo sobre esse tema. Acesse: Saiba como acompanhar o trabalho da administradora de condomínios
TENHA AJUDA DA TECNOLOGIA
A tecnologia pode facilitar muito a gestão de condomínios. Aplicativos especializados podem automatizar processos, criar relatório de desempenho e gerenciamento, criar mecanismos de proteção e facilitar a comunicação. Pode ser uma boa ideia investir em ferramentas como estas em seu condomínio.
Como a auditoria ajuda o síndico a fazer uma gestão sem tanto trabalho?
O laudo da auditoria pode agilizar tanto a vida do síndico que resolvemos dedicar um tópico somente para isso.
Mesmo com toda essa estrutura e cuidados que mencionamos, ainda assim é possível escapar de alguns aspectos. A auditoria tem um foco diferente do que muitos pensam. É mais que “passar um pente fino” nas operações do condomínio. Ela é uma ferramenta para uma boa gestão do síndico.
Ao ver os relatórios de auditoria, o síndico poderá identificar erros e oportunidades, sem precisar ficar fiscalizando tudo o que é feito na parte financeira do condomínio.
O laudo de auditoria ajuda o gestor a analisar a situação da inadimplência, ver pontos de melhoria no controle financeiro, aponta riscos jurídicos, o que vai agilizar muito na fiscalização do trabalho da administradora e na prestação de contas.
Apresentar as contas com um relatório de auditoria, feita por uma empresa independente, dá muito mais conforto para os condôminos aprovarem as contas. Quando eles compreendem melhor a situação, as reclamações reduzem drasticamente.
Sem dúvida, comandar a gestão de um condomínio é uma tarefa árdua que requer conhecimento e a ajuda de um suporte técnico para auxiliar na administração.
Se você deseja ter a tranquilidade de uma gestão de condomínios bem estruturada e eficiente, conte com a MB7 Auditoria Especializada em Condomínios e Associações Residenciais. Nossos serviços de auditoria preventiva são projetados para proporcionar segurança e transparência na administração do seu condomínio. Entre em contato conosco hoje mesmo e descubra como podemos ajudá-lo a alcançar uma gestão de condomínios de sucesso.
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