A administração de um condomínio é assunto complexo. Prestar um bom serviço não é tarefa fácil, mas também posso dizer, que não precisa ser tão difícil. Falo isso com base na experiência vivida na gestão de processos e equipes para atendimento a clientes. Na maioria das vezes o que as pessoas querem é o básico bem feito.
Vamos citar exemplos onde as pessoas ficam felizes com o serviço básico. Por exemplo, quando você vai ao McDonald ‘s você não espera ser “encantado”, o que você espera? Rapidez na fila; pedido entregue corretamente; encontrar uma mesa; comer o seu lanche com o sabor de sempre. Outro exemplo, viagem de avião: O que você espera? Fazer o check-in; embarcar no horário; o avião sair no horário; desembarcar no horário; pegar a sua mala. Nestes casos, o básico está ótimo, certo?
É claro que nos dois exemplos citados, as empresas gastam somas elevadas em treinamento, processos, tecnologia, etc., para manter o serviço. Mas percebeu, o quanto é importante fazer o básico bem feito? Algo similar acontece na gestão de condomínios.
Neste artigo, vamos falar um pouco sobre o papel de cada um na gestão do condomínio e o que seria o básico a ser feito.
O papel de cada personagem no condomínio
ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIOS
A administradora de condomínios é uma empresa contratada para conduzir a rotina do condomínio e auxiliar o síndico nas tarefas diárias. É ela que vai cuidar do gerenciamento da folha de pagamento, empresas terceirizadas, emissão de boletos, organização da documentação, pagamentos e outras funções financeiras, não devendo ser confundida com o papel do síndico.
SÍNDICO
O síndico é eleito em assembleia-geral dos condôminos e tem um papel fundamental na administração do condomínio, sendo responsável por convocar assembleias, representar o condomínio em juízo ou fora dele, informar a assembleia sobre procedimentos judiciais ou administrativos de interesse do condomínio, e garantir o cumprimento da convenção e regimento interno. Além disso, deve zelar pela conservação e guarda das áreas comuns, elaborar o orçamento anual, cobrar contribuições e multas dos condôminos, prestar contas regularmente e realizar o seguro da edificação. Seja um síndico profissional ou um morador, é essencial ter as habilidades necessárias para cumprir suas responsabilidades, pois a má gestão pode resultar em sérios prejuízos civis e criminais.
SUBSÍNDICO
O subsíndico tem a função de apoiar o síndico e, na ausência deste, assumir temporariamente todas as suas responsabilidades, como convocar assembleias e representar o condomínio. Suas atribuições incluem manter o síndico informado sobre as ocorrências do condomínio, comunicar-se com os condôminos, lidar com reclamações, comprar insumos e supervisionar manutenções. Embora tenha os mesmos direitos e deveres do síndico durante sua ausência, o subsíndico não é o representante legal do condomínio em ações judiciais, função que cabe exclusivamente ao síndico.
CONSELHO
O conselho do condomínio desempenha um papel fundamental na transparência da administração condominial. Ele pode ser dividido em dois tipos: o Conselho Consultivo e o Conselho Fiscal. O Conselho Consultivo, tem como principal função assessorar o síndico na solução de problemas e na tomada de decisões complexas, promovendo uma gestão mais democrática e participativa. Já o Conselho Fiscal, é responsável por fiscalizar a previsão orçamentária e as finanças do condomínio, emitindo pareceres sobre as contas apresentadas pelo síndico. Ambos os conselhos são formados por moradores eleitos em assembleia e têm funções distintas que minimizam conflitos de interesse, com o Conselho Consultivo atuando na fase de planejamento e decisão, e o Conselho Fiscal na verificação e controle das finanças.
PAPÉIS SECUNDÁRIOS
Podem haver ainda no condomínio figuras de apoio que prestam auxílio à gestão:
Engenheiros: para auxiliar o síndico nas manutenções prediais
Advogados: para fazer assessoria jurídica auxiliando conformidade legal
Auditores: para verificação minuciosa, profissional e independente das contas, minimizando riscos e gerando relatórios para insights de melhorias.
Só analisando cada uma das figuras envolvidas na gestão do condomínio, já percebemos o que está envolvido em fazer o básico para uma boa gestão condominial. Como mencionamos no início, é complexo, mas não precisa ser tão difícil – desde que cada personagem desempenhe bem o seu papel.
Mas vamos falar um pouco mais sobre as atividades básicas a serem desempenhadas no condomínio.
O básico da administração de condomínios: o que é preciso analisar?
Talvez você tenha lido o título acima e pensado: – “Meu condomínio não tem essa estrutura de gestão, não funciona para mim.”
É verdade que nem sempre o condomínio conta com assessorias ou com um conselho ativo e cooperador. Por isso, vamos falar de forma bem simples sobre como o básico pode ajudar a rotina do condomínio a fluir melhor.
Percepção dos moradores
A estrutura operacional de um condomínio é feita para servir os moradores. Então, o Síndico – ou a empresa de administração do condomínio – precisa estar atento se as equipes e os serviços do condomínio estão satisfazendo as necessidades esperadas pelos moradores. Por exemplo, o Síndico pode ter plena confiança no zelador, mas se os moradores não estiverem satisfeitos com o trabalho do zelador, algo precisa ser feito. Talvez o zelador precise de um feedback mais direcionado, ou um treinamento, etc. As insatisfações dos moradores precisam ser transformadas em ações e não em ressentimentos.
É claro que o Síndico precisa ter cuidado com a minoria insatisfeita, porque ela é barulhenta, mas que não representa o desejo da maioria. Aí entra a habilidade de comunicação, conciliação e transparência do síndico.
Conveniências
Com o serviço básico sendo bem feito, o Síndico poderá evoluir para trazer ao condomínio, com a aprovação dos moradores, serviços diferenciados como, por exemplo, feiras livres para os moradores, lavanderias, etc. Na maioria dos casos, o condomínio não paga nada por esses serviços, apenas cede o espaço. Mas se o básico não estiver sendo bem feito, o diferencial pode acabar virando mais um problema.
Então, analise: está na hora de pensar em serviços extras ou posso melhorar os serviços básicos?
Como saber se estou fazendo o básico bem feito na minha gestão?
Nesse artigo, o objetivo é chamar o Síndico para a seguinte reflexão: “No meu condomínio, o básico está sendo bem feito? ” Para responder a essa pergunta, seguem algumas ações que podem ajudar:
Realizar pesquisa interna com os moradores para avaliar as equipes/serviços;
Traçar ações com base na pesquisa interna para atuar nos principais problemas;
Reservar um tempo para dar feedbacks de direcionamento para os funcionários próprios;
Reuniões periódicas com os terceirizados para avaliação e feedback do serviço;
Conhecer a estrutura e o roteiro de treinamento dos terceirizados;
Indicadores, como por exemplo, número e causa de ocorrências registradas.
Para que o Síndico possa atuar de forma eficiente na qualidade das equipes / serviços, ele precisará reservar tempo para isso, também precisa se preocupar em adquirir conhecimento e habilidades de gestão. Portanto, ser Síndico é coisa séria!
Conte com a auditoria
O desejo da MB7 Auditoria é levar eficiência à administração do condomínio, sem perder a proximidade com os moradores. A melhor forma de garantir a transparência é com a contratação de auditoria para o condomínio.
Através dela, você previne problemas sérios e caros, além de ter pessoas independentes apontando melhorias constantes no seu condomínio.
Se você precisar de mais informações sobre auditoria e como ela pode te ajudar, chame a MB7.
