A maioria dos administradores de condomínios precisam movimentar grandes quantias. Um condomínio pode arrecadar e movimentar uma quantia maior do que muitas empresas. Na maioria dos casos, o síndico não tem preparo técnico para administrar problemas financeiros e contábeis. Com somas tão altas de dinheiro e pouco conhecimento técnico, é natural que moradores de condomínio se preocupem e queiram solicitar uma auditoria independente.
Mas e as empresas administradoras, devem se preocupar com uma auditoria em seus clientes?
Não. Sabemos que a maioria das empresas faz um trabalho sério e por isso não precisam se preocupar.
Neste artigo, vamos esclarecer esse assunto e mostrar que a auditoria pode ser benéfica para todos os envolvidos na gestão do condomínio. Mas antes precisamos esclarecer uma questão um tanto delicada.
A administradora de condomínios pode oferecer serviços de auditoria?
O objetivo da auditoria é justamente encontrar erros e apontar melhorias na gestão. Esta revisão não deve ser feita pelas mesmas pessoas que fazem o processo.
Além disso, há legislação que regulamenta que a auditoria contábil deve ser feita por contador com registro no CRC. Estas regulamentações estão na Lei 9295/46 Art.25 e na Resolução CFC 560/83 art.3o.
Portanto, um laudo de auditoria emitido pela administradora de condomínios não teria validade jurídica em um processo judicial.
Verificação de processos e documentos X Auditoria Financeira e Contábil
Um questionamento muito comum que ouvimos é: – “Um administrador formado tem capacidade técnica para fazer auditoria.”
É verdade que administradores podem fazer alguns tipos de auditoria, principalmente de processos. Aliás, recomenda-se fortemente que as administradoras revisem periodicamente os documentos e processos para encontrar erros. Porém, é importante deixar claro que a auditoria independente é função de profissionais com especialização e envolve muito mais do que processos.
O que é solicitado à Administradora na auditoria do condomínio?
O papel da administradora no momento da auditoria é indireto. Se necessário, solicitarão que ela apenas forneça informações e documentos.
Normalmente, as administradoras organizam os documentos em pastas, que podem ser físicas ou eletrônicas, e são usadas pelo síndico para prestação de contas aos moradores.
Em alguns condomínios, os síndicos já sabem onde encontrar esses documentos e fornecem diretamente para a empresa de auditoria, sem precisar dispor da ajuda das administradoras. No entanto, há casos em que é necessário apoio da administradora para reunir os documentos.
O que as empresas de auditoria precisam para fazer as análises?
>> Pastas de prestação de contas do período a ser auditado com: comprovantes de pagamentos de contas, extratos, impostos e contribuições, faturas de compras, holerites e etc.
>> Extratos de fundos de reserva e possíveis investimentos do fundo;
>> Controle de inadimplência;
>> Contratos de prestação de serviços em geral e manutenções;
>> Atas de Assembleias;
>> Convenção do condomínio e regimento internos;
>> Acesso a balancetes e outros registros contábeis;
>> Apólices de seguros;
Como é possível notar, esses documentos são comuns ao condomínio e já costumam estar organizados na rotina mensal das empresas administradoras. Ao longo do processo podem surgir dúvidas, mas normalmente se resolvem em conversas com o síndico.
O que acontece se o auditor encontrar erros no trabalho da Administradora?
Notamos em nosso dia a dia que a maioria das administradoras faz um trabalho sério, porém é comum encontrar erros. No entanto, grande parte dos problemas que encontramos podem ser corrigidos com algumas ações.
Algum imposto esquecido pode ser pago posteriormente, documentos comprobatórios podem ser emitidos depois para completar os registros. Mesmo os casos mais graves, como multas, podem ser acordados e resolvidos com o condomínio, sem complicações jurídicas.
Portanto, administradoras que fazem um trabalho idôneo não precisam temer a auditoria. Muito pelo contrário, elas vão perceber que há grandes vantagens em ter um parceiro auditor auxiliando na gestão.
Benefícios do trabalho da auditoria para administradoras de condomínios
Vamos citar agora alguns benefícios diretos e indiretos de seus clientes terem um auditor independente verificando as contas.
Insights de Melhorias
A auditoria pode apontar problemas que vão gerar ideias de melhorias nos seus processos de gestão.
Envolvimento do Síndico
Os síndicos podem ficar confusos quanto ao trabalho que precisam desempenhar e o que delegar para a administradora. O auditor trabalha diretamente com o síndico e faz com que ele se envolva no processo de gestão, facilitando o desempenho da administradora.
Verificação sem ônus
A auditoria é paga pelo condomínio. Com isso, a administradora tem um apontamento do que precisa ser corrigido, sem ter de dispor de sua equipe na verificação. Por exemplo, ao constatar problemas de falta de documentos comprobatórios, a administradora saberá exatamente os valores e períodos que deve procurar.
Outro ponto essencial aqui é quando há troca de administradoras. Solicitar uma auditoria antes de começar em um cliente pode ser importante para garantir transparência entre problemas com a gestão atual e a anterior.
Documentação de apoio jurídico
Quando são síndicos que cometem fraudes, a primeira coisa que se pensa é se a administradora está envolvida. Com o laudo da auditoria a administradora pode comprovar para onde foram os recursos e garantir sua idoneidade no processo.
Incentive seus clientes a contar com o apoio de uma empresa de auditoria. A MB7 Auditoria é uma empresa especializada em auditoria condominial. Gostaria de pedir um orçamento para seus clientes sem compromisso? Fale com nossa equipe e tenha mais informações.
