O seu condomínio usa a conta pool? Como funciona? Quais as vantagens e desvantagens da conta pool?
Muitos condomínios utilizam a Conta Pool para realizar as movimentações financeiras. Neste caso, as administradoras de condomínio centralizam todas as arrecadações e pagamentos na conta bancária da própria administradora.
Este sistema reduz a burocracia e facilita as compras diárias do condomínio, no entanto, há riscos envolvidos.
Veja o que aconteceu em um condomínio em São Paulo que contratou uma grande administradora de condomínio para cuidar das finanças.
Por sugestão da própria administradora, o condomínio transferia os valores para a conta pool visando simplificar o processo de recebimentos e pagamentos do condomínio.
Contudo, a conta pool é cadastrada no CNPJ da administradora e o condomínio não tem acesso à movimentação bancária, pois seria quebra de sigilo bancário.
Num determinado momento, a síndica percebeu faltar um valor considerável no orçamento. Logo depois, a administradora entrou em falência e o condomínio perdeu tudo que foi depositado. Outros condomínios também foram lesados por esta mesma empresa.
Situações assim fizeram muitos síndicos questionarem sobre as contas pool. Por isso este artigo irá explicar tudo o que você precisa saber sobre elas e como se proteger dos riscos envolvidos.
Como funciona a conta pool?
Algumas administradoras costumam dizer que assumem o papel de um “banco” ao centralizar todas as arrecadações e pagamentos em sua própria conta.
De fato, as administradoras executam atividades burocráticas como: contas a pagar, recolhimento de impostos, registro e pagamento de funcionários, etc. Entretanto, com modelo de Conta Pool, os condôminos assumem o risco de liquidez.
Como assim? Em bancos e outras instituições financeiras, a liquidez é monitorada pelo Banco Central. Não é assim com as administradoras de condomínio.
Então, quando um banco quebra, os correntistas têm garantido até R$ 250.000,00 pelo Fundo Garantidor de Créditos. Em contrapartida, no caso de falência ou bloqueio de bens de uma administradora, o condomínio pode perder todo o valor que deixou com ela.
O condomínio pode usar a Conta Pool?
Apesar de lícito, há uma discussão sobre a legalidade da conta pool, alguns dizem que a lei não proíbe a existência de conta pool, então ela é legal.
Em contrapartida, outros acreditam que deveria ser proibido, afinal, conforme o artigo 22, ”d”, da Lei 4.591, de 16 dezembro de 1964, e disciplinada no artigo 1.348, VIII, do Código Civil, dispõe: “prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas”. Visto não ser possível examinar a movimentação bancária da conta pool, alguns entendem como ilegal.
Além disso, se a Convenção de Condomínio diz que as arrecadações e pagamentos deverão estar em conta bancária do condomínio, certamente não poderão ser transferidas para conta pool. Afinal, seria um descumprimento à Convenção.
Concluindo, é o condomínio quem decidirá se deve utilizar a conta pool caso a Convenção de Condomínio permitir esse modelo.
Entretanto, para tomar esta decisão, deverá considerar com atenção os benefícios e os riscos envolvidos.
Quais as características de uma conta pool?
- Facilita a administração dos recursos ao centralizar as arrecadações e pagamentos na conta da administradora;
- Se houver falta de caixa do condomínio, a administradora paga os credores;
- Pode aumentar o risco de fraude devido à falta de transparência e dificuldade na prestação de contas;
- Não oferece garantias. Quando um banco quebra, o correntista tem o suporte do Fundo Garantidor de Crédito e pode receber até R$ 250.000,00. Já na Conta Pool, em caso de falência ou bloqueio de bens, o condomínio perder todo valor investido;
- Nem todo condomínio pode usar Conta Pool. A Convenção de Condomínio é quem determina se é possível utilizar esse formato;
- Poderá ocorrer risco sistêmico se, por alguma razão, vários condomínios pedirem o resgate de seus valores ao mesmo tempo, devido à falta de liquidez da administradora;
Outras alternativas além da conta pool
Para os condomínios que não se sentem confortáveis com o uso de conta pool, existem outras alternativas:
- Conta-corrente tradicional – possui serviços de transferência, débitos automáticos e cartões de crédito e débito. Contudo, as taxas bancárias costumam ser altas e os juros baixo;
- Conta em cooperativas de créditos – instituições financeiras que oferecem serviços semelhantes aos bancos tradicionais, mas com taxas mais baixas e juros mais atraentes;
- Conta em fintechs – empresas financeiras que oferecem taxas mais baixas que os bancos tradicionais, entretanto, algumas podem não ter todos os serviços oferecidos pelos bancos tradicionais;
- Bancos digitais – Serviços bancários online, com taxas mais baixas e serviços de gerenciamento financeiro avançados, como orçamentos automatizados;
- Conta em Instituição Financeira especializada em condomínios – oferecem serviços exclusivos para condomínios com taxas mais baixas.
Mas o que fazer se sua administradora insiste em trabalhar com conta pool?
Como se proteger dos riscos ao usar conta pool?
Caso o seu condomínio opte por conta pool, é possível fazer uma boa gestão e minimizar os riscos para usufruir dessa facilidade.
O primeiro passo é contratar uma administradora idônea e confiável. Em seguida, deve-se atentar para a prestação de contas. A transparência é um dos pilares essenciais para que a parceria com a administradora seja eficiente.
Assim, tenha certeza que sua administradora está tendo o cuidado necessário ao prestar contas. É possível um controle mais confiável mediante sistemas tecnológicos que minimizem erros.
Há quem use a conta pool com cautela e não depositavam grandes quantias. Deixam apenas os valores referente as despesas de cada mês, deixando o fundo reserva e outros investimentos na conta do próprio condomínio.
Como a auditoria de condomínio amplia sua segurança ao usar a conta pool?
Contudo, a melhor maneira para usar as contas pool com segurança é, sem dúvida alguma, a auditoria de condomínio.
O auditor independente faz a diferença na administração dos recursos, pois o acompanhamento minucioso de todas as atividades do condomínio gera mais transparência e segurança para síndicos, conselheiros e moradores.
Por meio de relatórios periódicos emitidos pelos auditores é possível identificar os problemas e os riscos da gestão do condomínio. Assim, o síndico saberá como sanar e prevenir os problemas que possam surgir.
O síndico e os condôminos se beneficiarão dos pareceres independentes e imparciais dos auditores. Os relatórios técnicos sobre as contas do condomínio são minuciosos e confiáveis.
A auditoria proporciona transparência e credibilidade e assegura a aprovação dos condôminos ao prestar contas.
Para garantir a tranquilidade para seu condomínio, contrate um serviços de auditoria. Através dele, são verificados se os recebimentos e pagamentos são registrados corretamente nos demonstrativos do condomínio.
É possível identificar os problemas e riscos que o formato tem, deixando os moradores mais tranquilos e a gestão ainda mais eficiente.
Para entender melhor como a auditoria pode te ajudar a usar a conta pool com segurança, fale com a gente, nossos especialistas terão prazer em ajudá-lo.
