Muitos síndicos ainda acreditam que, por não terem fins lucrativos, os condomínios estão fora do radar da Receita Federal. Essa ideia está ultrapassada.
Hoje, a Receita cruza dados de forma automática e constante. Mesmo condomínios, que não geram lucro, têm obrigações fiscais e podem ser alvo de fiscalização.
Por que a Receita monitora os condomínios?
Apesar de não terem fins lucrativos, os condomínios:
- contratam serviços e funcionários;
- fazem pagamentos;
- recolhem tributos e encargos;
- movimenta recursos relevantes;
- transmitem declarações ao fisco.
Cada uma dessas ações gera informações eletrônicas que alimentam os sistemas da Receita Federal. E esses dados são cruzados automaticamente.
Como funciona o cruzamento de informações fiscais do condomínio?
A Receita informações dentre os diversos dados recebidos..
Os sistemas do fisco analisam a coerência entre:
- Notas fiscais recebidas;
- Pagamentos realizados;
- Retenções tributárias efetuadas;
- Declarações transmitidas;
- Movimentações bancárias.
Entre os principais sistemas envolvidos estão:
- eSocial (funcionários);
- EFD-Reinf (retenções sobre serviços);
- DCTFWeb (tributos a recolher);
- e-Financeira (movimentação bancária);
- NF-e / NFS-e (serviços e compras);
- DME (operações em dinheiro, quando houver).
Esses cruzamentos são feitos por sistemas inteligentes que identificam apontam incoerências sem aviso prévio e sem precisar de auditor presencial.
Quais são os erros mais comuns?
Os principais problemas encontrados nos condomínios estão em três frentes:
1. Contratação de serviços
- Falta de retenção de tributos obrigatórios;
- retenções feitas, mas não declaradas;
- Divergência entre valores pagos e o que está na nota fiscal;
- inconsistência entre o que o condomínio informa e o que o prestador declara.
Problemas que isso gera: notificações e autuações por omissão de tributos.
2. Folha de pagamento
- Diferenças entre:
- a folha de pagamentos,
- o eSocial,
- a DCTFWeb e,
- os pagamentos realizados;
Problemas que isso gera: débitos cobrados automáticamente que, se não pagos, podem dificultar a obtenção de certidões negativas.
3. Movimentação bancária
- Entradas ou saídas sem documentos que comprovem a origem ou destino dos valores;
- Pagamentos em espécie sem registro adequado.
Problemas que isso gera: questionamentos e falta de confiança no destino dos recursos.
Qual o impacto real para síndicos e administradoras?
Quando os dados não conferem, o sistema fiscal aponta o problema e o condomínio pode sofrer:
- Notificações eletrônicas;
- autos de infração;
- Cobranças retroativas;
- Impedimento para emitir CND (Certidão Negativa de Débitos);
- Questionamentos em assembleia;
- Risco de responsabilização do síndico e da administradora.
Hoje, um simples erro operacional pode virar um problema fiscal e jurídico.
Como a contabilidade e a auditoria ajudam a evitar esses riscos com a Receita Federal?
A contabilidade de condomínio deixou de ser um dever apenas burocrático. Ela é uma aliada na proteção contra problemas fiscais.
Algumas boas práticas incluem:
- conciliação bancária mensal;
- conferência sistemática de retenções;
- alinhamento entre notas, pagamentos e declarações;
- organização de evidências;
- auditorias preventivas especializadas em condomínios.
Condomínios bem organizados estão mais protegidos. Já os que ignoram essas práticas estão assumindo riscos desnecessários.
A Receita Federal está de olho nas informações fiscais dos condomínios. Não se trata de medo, mas de responsabilidade.
Quem se antecipa e organiza seus dados contábeis evita surpresas. Em tempos de cruzamentos eletrônicos, a melhor estratégia é manter tudo em ordem.
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