Realizar obras no condomínio é um processo delicado e merece muita atenção por parte do síndico no que diz respeito a transparência na gestão dos gastos e acompanhamento dos serviços.
Para ajudar, listamos algumas etapas importantes para contratação de prestadores de serviço e realização das obras no condomínio:
Planejamento antes de solicitar orçamentos para obras no condomínio
Planejamento prévio: Defina claramente o escopo da obra, o que precisa ser feito e materiais necessários. Isso ajudará a orientar a busca pelo profissional adequado. A contratação de um engenheiro para emissão de um laudo técnico ajuda bastante nesta etapa e aumenta a credibilidade no que precisa ser feito, não fica apenas na opinião do síndico.
Pesquisa de fornecedores: Procure por empresas ou profissionais com boa reputação na área. Peça referências a outros condomínios ou faça pesquisas online para encontrar empresas com experiência comprovada em obras similares.
Solicitação de orçamentos: Solicite orçamentos detalhados de pelo menos três fornecedores diferentes (três orçamentos é uma sugestão e não regra ou “lei”). Certifique-se de que todos os orçamentos incluam os mesmos serviços e os respectivos prazos para facilitar a comparação.
Veja em nosso canal do Youtube: Síndicos de Condomínio são obrigados a apresentar 3 cotações?
Análise profunda dos fornecedores
Verificação de documentos e certificações: Antes de contratar qualquer empresa ou profissional, verifique se eles possuem registro ativo nos órgãos competentes, como o CREA (Conselho Regional de Engenharia e Agronomia) e se possuem alvará de funcionamento válido. Isso é essencial, já que algumas obras no condomínio requerem responsabilidade técnica que garanta a segurança dos moradores.
Análise de contratos: Leia atentamente os contratos propostos pelos fornecedores selecionados. Certifique-se de que todos os serviços acordados, prazos, formas de pagamento e garantias estejam claramente descritos no contrato. Peça para o jurídico do condomínio analisar os contratos para identificar riscos, necessidade de inclusões ou atualizações de cláusulas.
Visitas técnicas e reuniões: Realize visitas técnicas ao local da obra com os fornecedores finalistas para discutir detalhes, esclarecer dúvidas e garantir que todos compreendam o que precisa ser feito.
Apresente os resultados de sua pesquisa
Apresentação para o conselho fiscal: É muito importante o alinhamento entre síndico e o conselho fiscal, visto que uma obra demandará recursos financeiros do condomínio e muitas vezes de valores relevantes. Portanto, uma boa prática é o síndico realizar uma reunião específica com o conselho para apresentar e esclarecer dúvidas sobre a obra e os prestadores de serviços. Lembre-se de fazer a Ata.
Divulgação prévia para os moradores: Após a escolha das empresas finalistas, divulgar para os moradores, através dos canais oficiais do condomínio, os orçamentos, os contratos das respectivas empresas e a Ata de reunião com o conselho fiscal. Também deixar claro qual o canal de comunicação que será utilizado para esclarecimentos de dúvidas dos moradores.
Apresentação na assembleia: Realizar assembleia para explicar sobre a necessidade das obras no condomínio, apresentar as empresas escolhidas (se for possível convidar os representantes das empresas para esclarecer dúvidas dos moradores), aprovar a obra e o prestador de serviço. Deixar claro na Ata da Assembleia a descrição da obra, o valor aprovado e a escolha da empresa.
Finalização e acompanhamento da contratação das obras no condomínio
Acordo por escrito: Após escolher o fornecedor, formalize tudo em um contrato escrito, incluindo todos os detalhes discutidos e acordados durante o processo de negociação e não esqueça de colher todas as assinaturas.
Acompanhamento da obra: Durante a execução da obra, o síndico deverá acompanhar de perto o andamento, realizando visitas periódicas para garantir que tudo esteja de acordo com o planejado. Também é importante que o síndico utilize os canais oficiais de comunicação do condomínio para informar como está o andamento das obras no condomínio.
Pagamentos e documentação: Realize os pagamentos de acordo com o estabelecido no contrato, e sempre exija a devida documentação fiscal para cada pagamento realizado.
Transparência nos custos adicionais: Caso surjam custos extras inevitáveis, como imprevistos durante a obra, o síndico deverá exigir do prestador de serviço transparência na apresentação desses custos e justificativas claras da comprovação dos gastos adicionais. Assim, não esconda essa situação dos moradores. Comunique, através dos canais oficiais do condomínio, essa situação. Providencie o mais rápido possível uma Assembleia Extraordinária para solicitar a aprovação ou ratificação dos custos adicionais.
Conclusão da obra: Como uma boa prática, o síndico pode solicitar para o prestador de serviço uma formalização (e-mail, documento, etc.) sobre a conclusão da obra. Então, ele poderá prestar contas na próxima assembleia.
Ademais, lembre-se de que uma boa comunicação é essencial durante todo o processo. Manter um diálogo aberto com os prestadores de serviço e moradores pode evitar problemas e garantir que a obra seja concluída conforme o esperado.
Como a auditoria pode ajudar no processo transparente
Em suma podemos dizer que, em nossa experiência mostra que nem sempre é fácil encontrar fornecedores que atendam a todos os requisitos acima. Além disso, é muito comum encontrar síndicos que não tem conhecimento de como realizar contratações seguras de prestadores de serviço.
Então, o que os gestores podem fazer para mostrar a confiabilidade de suas ações, mesmo que o processo de contratação não tenha sido perfeito? A auditoria de condomínios é uma excelente ferramenta para a gestão transparente.
O laudo de auditoria é independente e tem validade jurídica. Ele pode apontar todas as movimentações financeiras relativas à obra realizada. Ainda, pode mostrar as partes do processo de contratação que podem representar riscos para o condomínio.
Assim, de posse de informações tão claras, o síndico pode tomar ações para corrigir pequenas falhas. Isso o levará a apresentar aos condôminos a integridade do processo de contratação do prestador de serviço.
Se você gostaria de saber melhor como funciona a auditoria para auxiliar na contratação de obras no condomínio, entre em contato com nossa equipe.
