As pastas de prestação de contas são documentos fundamentais para a gestão transparente e responsável de um condomínio. Elas reúnem todos os registros financeiros, notas fiscais, recibos, contratos, extratos bancários e outros comprovantes que servem de base para a prestação de contas anual e a auditoria.
Porém, situações delicadas podem ocorrer, como a não localização dessas pastas – seja por falha de arquivamento, extravio, mudança de administradora ou até por má-fé na gestão anterior. Essa situação coloca o síndico e o condomínio em risco jurídico e financeiro.
Neste artigo, vamos abordar quais são os riscos, as providências imediatas e as ações preventivas para evitar esse problema no futuro.
Os riscos de não ter as pastas de contas do condomínio
- Impossibilidade de prestar contas aos condôminos: Sem os documentos, o síndico não consegue comprovar as receitas e despesas do período.
- Reprovação das contas em assembleia: Moradores podem se recusar a aprovar as contas por falta de documentação comprobatória.
- Responsabilidade civil do síndico: A ausência de documentos pode gerar ações judiciais contra o gestor atual ou anterior.
- Problemas com órgãos fiscalizadores: Em caso de fiscalização trabalhista, tributária ou judicial, a falta de documentos pode resultar em multas e sanções.
- Dificuldade para auditorias: Sem as pastas, auditorias internas ou externas ficam comprometidas.
Veja também: O que fazer quando os condôminos pedem para ver as pastas do condomínio?
Ações imediatas quando as pastas do condomínio não são encontradas
Se as pastas não forem localizadas, o síndico deve agir rápido e com transparência:
a) Fazer um Relatório de Ocorrência
Documente formalmente a situação. Relate:
- Em qual período os documentos estão faltando;
- Quais tipos de documentos estão ausentes (balancetes, contratos, notas fiscais);
- Quais ações de busca já foram realizadas.
Esse relatório deve ser apresentado ao conselho fiscal e guardado para futuras prestações de contas.
b) Comunicar os condôminos
Transparência é fundamental. Informe oficialmente aos moradores:
- Que houve o desaparecimento das pastas;
- Quais medidas estão sendo tomadas para localizar ou reconstruir os documentos;
- Os possíveis impactos temporários na prestação de contas.
c) Buscar com Administradoras Anteriores
Se o condomínio trocou de administradora recentemente, solicite a devolução ou localização urgente dos documentos. Por lei, a administradora anterior é obrigada a entregar todo o acervo documental ao condomínio.
d) Consultar fornecedores e prestadores de serviços
Solicite segundas vias de notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento e contratos. Empresas de água, luz, internet, segurança, manutenção de elevadores e fornecedores de materiais podem fornecer cópias.
e) Obter extratos bancários direto com o banco
Mesmo sem as pastas físicas, o síndico pode solicitar ao banco os extratos de todas as movimentações financeiras do período.
f) Contratar um Perito Contábil
Quando a ausência de documentos for grave e comprometer vários exercícios, é recomendável contratar um Perito Contábil. O Perito pode ajudar a:
- Reconstruir parcialmente os registros financeiros com base em dados bancários e contratos vigentes;
- Identificar possíveis fraudes ou desvios de recursos;
- Produzir um laudo técnico que pode ajudar em respaldar o síndico e o condomínio.
g) Registro de boletim de ocorrência: medida de proteção e transparência
Diante do desaparecimento das pastas de prestação de contas, uma ação altamente recomendável é o registro de um Boletim de Ocorrência (B.O.) junto à Polícia Civil.
O B.O. serve como um registro oficial da situação, demonstrando que o síndico está tomando todas as providências cabíveis para esclarecer o ocorrido e proteger os interesses do condomínio.
Além de ser um ato de responsabilidade administrativa, o registro do B.O. oferece as seguintes vantagens:
- Proteção Jurídica ao Síndico Atual: Ao registrar formalmente o desaparecimento, o síndico reforça sua boa-fé e se resguarda contra eventuais acusações de omissão ou conivência com a falta dos documentos.
- Base para Ações Futuras: O B.O. pode ser utilizado como prova em processos judiciais, assembleias condominiais ou em uma futura ação de responsabilização da administradora anterior ou de antigos gestores.
- Possibilidade de Investigação Criminal: Caso haja indícios de má-fé, furto, sabotagem ou destruição intencional de documentos, o B.O. poderá servir como base para a abertura de um inquérito policial.
Ao elaborar o boletim, é importante que o síndico inclua detalhes como:
- Período das pastas desaparecidas;
- Tentativas internas de localização;
- Contatos feitos com administradoras anteriores ou responsáveis pela guarda documental;
- Ações que estão sendo tomadas para recuperação ou reconstrução dos documentos.
Essa atitude reforça a transparência da gestão, demonstra o compromisso do síndico com a prestação de contas e tranquiliza os condôminos quanto à seriedade com que o problema está sendo tratado.
Ações Preventivas para Evitar o Problema no Futuro
Digitalização dos Documentos
Mantenha uma cópia digitalizada de todas as pastas de prestação de contas em ambiente seguro, como:
- Nuvem (Google Drive, OneDrive);
- Servidores de administradoras com backup;
- Softwares de gestão condominial com arquivamento digital.
Veja também: Como digitalizar as pastas de prestação de contas do condomínio?
Controle de Entrega e Recebimento
Ao trocar de síndico ou administradora, faça um termo de entrega e recebimento de documentos, listando tudo o que está sendo transferido.
Auditoria Preventiva
Realizar auditorias preventivas garantem que os documentos estão sendo corretamente arquivados e organizados.
Capacitação da Equipe Administrativa
Treinar administradoras, porteiros e funcionários que lidam com documentação para que entendam a importância da guarda correta das pastas.
Leia também: Quem é responsável por guardar as pastas de prestação de contas do condomínio?
Aspectos Legais Importantes
De acordo com a legislação condominial e o Código Civil, o síndico tem o dever de:
- Prestar contas anualmente e sempre que solicitado pela assembleia;
- Manter a documentação contábil do condomínio organizada e acessível.
O descumprimento pode resultar em:
- Ação de prestação de contas movida pelos condôminos;
- Destituição do síndico por gestão temerária;
- Responsabilização pessoal por danos causados ao condomínio.
Leve o assunto à sério
O desaparecimento das pastas de prestação de contas é um problema sério, mas que pode ser administrado com ação rápida, comunicação transparente e medidas de correção. O síndico deve agir com responsabilidade, buscar alternativas para reconstruir os registros e, sempre que necessário, contar com o apoio de profissionais especializados, como advogados e auditores contábeis.
Além de resolver a situação atual, é fundamental adotar procedimentos preventivos, digitalizar documentos e reforçar a cultura de gestão documental no condomínio. Evitar problemas com a documentação do condomínio começa com uma gestão estruturada. A auditoria condominial oferece uma verificação completa dos registros financeiros, identifica pastas incompletas e ajuda a evitar que documentos importantes se percam. Quer reforçar a transparência e proteger a sua gestão? Fale com a equipe da MB7 e conheça nossos serviços de perícia contábil e auditoria.