Tem encontrado dificuldade em prestar contas no seu condomínio? Isso é muito comum na gestão de condomínios.
Na realidade, é comum assembleias de prestação de contas acabarem em discussão. Dentre as razões principais para isso está a falta de informação, concordância ou de transparência.
Veja uma situação completamente inusitada que aconteceu recentemente. Uma reportagem publicada no G1 mencionou que uma assembleia de prestação de contas chegou a virar caso de polícia.
Administrador de condomínio agride moradora após assembleia no litoral de SP – A assembleia de prestação de contas foi marcada para 7 de janeiro… a reunião já estava atrasada em duas horas quando o administrador pegou o microfone e disse que não teria assembleia… “Aí todo mundo pulou para pegar as pastas e começou a bagunça.”
Obviamente, este é um caso extremo. Mas, certamente, a hora de prestar contas gera tensões tanto para os síndicos como para os condôminos.
Entretanto, é possível vencer as dificuldades na hora de prestar contas. Neste artigo vamos falar das dificuldades do síndico, especificamente na prestação de contas.
O que é prestar contas?
Anualmente, o síndico é obrigado a prestar contas da sua gestão financeira aos condôminos.
A assembleia de condôminos aprova a previsão orçamentária (receitas e despesas) para o ano seguinte. Esses valores são referentes a obras e outras necessidades do condomínio.
No final do período (que pode variar de um condomínio para outro) o síndico deve prestar contas e apresentar os números. Desta forma, ele deve especificar o quanto recebeu com as arrecadações e como os recursos foram gastos. Só então, passará para a aprovação dos condôminos.
Prestar contas é um dever previsto por Lei, conforme o artigo 1348 do Código Civil. O síndico deve apresentar documentos, movimentações financeiras e soluções da gestão financeira do condomínio.
Quais os problemas que o síndico enfrenta ao prestar contas?
Alguns síndicos encontram dificuldades ao prestar contas por vários motivos, até mesmo por falta de informação.
Por exemplo: alguns acreditam que ao enviar o balancete, já está demonstrando as receitas e despesas de um condomínio. Entretanto, o balancete não substitui a prestação de contas, pois ela é bem mais complexa e abrangente.
Outro problema é deixar para prestar contas somente na assembleia de prestação de contas. Visto que as pastas são volumosas, seria impossível checar tudo em poucas horas. Por isso, os documentos devem estar acessíveis aos condôminos ao longo do período. Assim, na Assembleia as opiniões já estão formadas e ficam apenas as questões pendentes e dúvidas a esclarecer.
Como vimos, prestar contas no condomínio é um processo que deve ser realizado ao longo do período. Para te ajudar a vencer as dificuldades ao prestar contas, vamos especificar alguns problemas e como vencê-los.
Falta de organização
Para evitar problemas na prestação de contas, mantenha organizados todos os itens essenciais, acompanhados de comprovantes, conforme listado a seguir:
- Relatório do orçamento – orçamento aprovado em assembleia para o período, acompanhado da ata de assembleia que aprovou os valores;
- Relatório das receitas – receitas do período, apresentando os extratos das contas correntes do condomínio onde constam as entradas de valores a receber;
- Relatório das despesas – divididas entre despesas ordinárias (contas, pagamentos de funcionários, serviços e obras aprovados em assembleia) e extraordinárias (serviços e obras emergenciais, não aprovados em assembleia), com os respectivos comprovantes;
- Balancete – cálculos dos valores disponíveis em caixa ao final do exercício e detalhes sobre dinheiro no fundo de reserva;
- Inadimplência e relatório de valores a recuperar, indicando quais as iniciativas de cobrança foram adotadas pelo síndico.
A organização é essencial para superar os desafios ao prestar contas do condomínio. Tudo deve ser apresentado de forma simples e transparente.
Falta de tempo
Como mencionamos, deixar para prestar contas no dia da assembleia será bem tumultuoso.
As documentações precisam ser arquivadas da maneira correta, conforme forem surgindo no dia-a-dia. Assim, estarão organizadas para apresentar aos condôminos em qualquer ocasião que for solicitada.
A falta de tempo é vencida com processos bem desenvolvidos para otimizar a gestão, incluindo, até mesmo, o uso de tecnologia e metodologia de trabalho bem elaborada.
Falta de conhecimento contábil / tributário e trabalhista
A contabilidade, gestão tributária e legislação trabalhista são áreas que costumam assustar os síndicos. Não estar atualizado com as leis e normas podem gerar despesas extra e grande dor de cabeça na hora de prestar contas.
Uma auditoria de condomínio dispõe de profissionais especializados que analisam os documentos antecipadamente. Desta forma, apontam as irregularidades e as soluções mais eficazes para cada caso.
Medo de atrito com condôminos
Muitas vezes os síndicos ficam postergando o momento de prestar contas por medo de serem julgados pelos condôminos.
Isso pode até ocasionar em perder o prazo legal da prestação de contas e arriscar sofrer punições por não apresentar as documentações no tempo previsto.
Esse receio é vencido com uma gestão transparente. A auditoria soluciona os problemas do período e apresenta relatórios que fortalecem a confiança dos condôminos. Assim, quando chegar a ocasião da Assembleia para prestar contas, o síndico e os condôminos estarão harmoniosos e confiantes de que não há nenhuma irregularidade.
Concluindo, a auditoria é uma ferramenta importante para vencer as dificuldades na hora de prestar contas no condomínio.
O auditor emite relatórios periódicos que apontam problemas e potenciais riscos sobre a gestão financeira do condomínio. Desta forma, é possível sanar e prevenir possíveis problemas.
O síndico poderá se beneficiar do parecer independente e imparcial de profissionais especializados. Através dos relatórios técnicos sobre as contas do condomínio é possível proporcionar transparência e credibilidade para a aprovação dos condôminos ao prestar contas.
Deseja saber mais informações sobre as soluções na hora de prestar contas do condomínio? Fale com nossa equipe, a MB7 terá prazer em responder suas perguntas.
