Será que um auditor independente faz diferença na gestão de condomínios?
Vamos exemplificar com algo que acontece com frequência: Devido a imóveis desocupados, desemprego e processos em andamento, um condomínio viu seu índice de inadimplência crescer drasticamente. Com poucos recursos entrando, passou a ficar difícil de pagar as despesas. Para garantir a cobertura das contas, o síndico aumentou a cota condominial. Com isso, os condôminos, que não tinham conhecimento do quadro geral, passaram a reclamar e culpar o síndico pelos aumentos. Isso gerou insatisfação, desconfiança e estresse para todos os envolvidos.
O laudo de auditoria independente seria uma valiosa ferramenta para o síndico explicar aos condôminos o que está acontecendo e trazer transparência ao processo.
Um auditor independente pode ajudar o síndico a ter o apoio necessário de seus condôminos. Como? Qual o papel do auditor independente em um condomínio? Isso é o que vamos considerar agora.
Por que é importante contar com um auditor independente no condomínio?
A profissionalização do mercado de condomínios trouxe novos modelos de negócios. Há vários envolvidos no processo financeiro do condomínio: o síndico, a administradora, o conselho e fornecedores que nem sempre são honestos.
Dessa forma, surge a necessidade de manter um controle mais rigoroso e apresentar maior transparência aos moradores.
O auditor independente faz apontamentos que ajudam os administradores de condomínio a manter a conformidade legal dos controles financeiros, tributários e trabalhistas. Também traz insights de melhoria dos procedimentos internos.
Quais os tipos de auditor? Qual é o mais adequado para condomínios?
Inicialmente, vamos explicar que a auditoria realiza um exame cuidadoso e sistemático de todas as atividades desenvolvidas no condomínio. Avalia processos, operações, registros, atividades e procedimentos.
Assim, a auditoria precisa de um foco específico. Por exemplo, é possível auditar os procedimentos administrativos, a execução técnica de uma obra e, por fim, a parte financeira.
Neste sentido, o auditor pode ser:
Interna – Realizada pela própria gestão do condomínio, conduzida por funcionários treinados para serem auditores internos;
Externa – Realizada por auditor independente especializado, que não tem ligação com o condomínio.
Agora que entendemos isso, vamos separar melhor as coisas, qual auditor pode atender as necessidades do meu condomínio?
A parte de processos administrativos, registros e atividades de funcionários pode ser feita internamente, pela gestão do condomínio. Mas o auditor independente é a melhor opção para o condomínio. A gestão não deve fazer auditoria contábil / financeira. Por que não? Falaremos sobre isso agora.
Por que a administradora e o síndico não podem fazer auditoria independente?
O auditor independente é imparcial nas opiniões, não pode ter vínculos com o condomínio auditado.
Em nenhuma esfera de auditoria, é recomendado que alguém realize auditoria no seu próprio trabalho. No melhor dos casos, a pessoa terá dificuldade de enxergar seus erros e, no pior dos casos, pode encobrir suas próprias fraudes.
Assim, nem o síndico e nem a administradora de condomínios deve ser incumbida de auditar as contas do condomínio. O ideal é contratar um auditor independente.
Um questionamento muito comum que ouvimos é: – “Um administrador formado tem capacidade técnica para fazer auditoria.”
É verdade que administradores podem fazer alguns tipos de auditoria, principalmente de processos. Entretanto, há legislação que regulamenta que a auditoria contábil deve ser feita por contador formado. Para análise posterior, vamos colocar algumas bases legais que comprovam que não é qualquer pessoa que pode realizar uma auditoria independente:
A Lei 9.295/46 – artigo 25 e a Resolução do Conselho de Contabilidade 560/83 artigo 3o. descrevem com clareza que a auditoria faz parte das atribuições do contador registrado.
Além disso, segundo a IBRACON (Instituto de Auditoria Independente do Brasil), “para atuar como auditor independente, o profissional precisa ser bacharel em Ciências Contábeis e devidamente registrado no CRC.”
Inclusive, embora não seja obrigatório, a IBRACON faz um exame de capacitação para admitir profissionais no Cadastro Nacional de Auditores Independentes (CNAI). Por isso, profissionais que têm o CNAI, possuem um diferencial que chancela sua capacitação técnica em fazer auditorias.
Aliás, colocamos um vídeo em nosso canal do Youtube sobre os perigos do amadorismo na profissão de síndico. Se desejar assistir é só clicar aqui.
O que o auditor independente vai fazer?
O auditor independente, após fazer a análise de todos os processos e documentações, consegue identificar os pontos de atenção ou melhorias.
Nesse processo são apontados os erros e problemas, principalmente na parte documental. Esses erros podem gerar prejuízos e até mesmo processos para o condomínio. Para citar um exemplo, esses são alguns dos erros que os auditores independentes costumam encontrar:
- Falta de documentação que comprove as despesas;
- Ausência de notas fiscais;
- Falta de recolhimento de impostos;
- Problema no cumprimento de obrigações acessórias;
- Contratos defasados ou que não estão sendo cumpridos;
- Obras e despesas que não estão aprovadas em ata de assembleia;
- Uso não autorizado do fundo de reservas;
- Problemas com as contas pool do condomínio com a administradora.
Ao encontrar esses problemas, a gestão poderá ter insights de melhorias para avaliar por que esses problemas aconteceram e como melhorar os processos. As análises do auditor independente ajudam na melhoria das seguintes áreas da administração de condomínio:
Aprimoramento do regime interno;
Análise de controles e procedimentos internos;
Revisão das obrigações acessórias;
Diagnósticos dos procedimentos fiscais, trabalhistas e previdenciários;
Revisão de contratos de prestação de serviços;
Facilita as demonstrações contábeis e prestação de contas,
Assim, o auditor independente analisa minuciosamente tudo que envolve o financeiro do condomínio, desde documentações contábeis, trabalhistas, contas a pagar, contratos de fornecedores etc.
O que o auditor independente não vai fazer?
Entretanto, existe uma crença equivocada que o auditor independente resolverá todos os problemas encontrados em sua análise. Na realidade, o papel do auditor é apenas encontrar os pontos de atenção e, eventualmente, sugerir melhorias.
Por exemplo, ao encontrar irregularidades, o auditor independente apontará a razão de algo estar inconforme. Assim, cabe aos síndicos e administradoras de condomínios a responsabilidade de tomar decisões e corrigir os problemas apontados e ajustar os procedimentos internos.
Outra coisa que o auditor não faz é assessoria jurídica. Embora o laudo da auditoria possa gerar evidências e constatações de fraude, não cabe ao auditor dizer ao condomínio entrar ou não com uma ação judicial, esse é o papel de um advogado especializado. Assim, os interessados devem levar o laudo da auditoria para que o advogado analise e possa fazer as recomendações jurídicas.
Como contratar um auditor independente para seu condomínio
Sobram motivos para contratar um auditor independente. É uma ótima ferramenta para a gestão mostrar aos condôminos que os processos praticados seguem as normas legais e regulamentares.
A idoneidade da gestão fica documentada por um relatório com validade jurídica, feito pelo auditor independente. Dentre os vários benefícios podemos citar:
a) transparência e equilíbrio nas demonstrações financeiras;
b) prevenção de fraudes;
c) aprimoramento dos processos internos;
d) ampliação da credibilidade.
e) facilidade na hora de apresentar os resultados financeiros.
Todos esses benefícios estão ao alcance do seu condomínio.
Ao contratar um auditor independente você motivará seus condôminos a continuarem apoiando suas decisões, pois eles irão ter certeza de uma boa administração de recursos.
O aprimoramento de processos e prevenção de fraudes, geram uma economia de recursos que otimizam resultados e compensam os custos da auditoria.
No entanto, certifique-se de tomar alguns cuidados ao escolher um auditor independente:
> a empresa deve ser independente e não deve ter vínculos com pessoas do condomínio;
– deve-se procurar uma empresa idônea;
* o auditor deve possuir o registro no Conselho Regional de Contabilidade para assinar um relatório com validade jurídica.
Se desejar saber mais, conte com a MB7 Auditoria. Entre em contato com nossos especialistas e descubra como se prevenir contra problemas.
