A governança em condomínio é um conjunto de práticas que visa garantir a gestão eficiente e transparente de um condomínio.
Essas práticas envolvem a definição de regras e normas para o uso das áreas comuns, manutenção, relacionamento entre os moradores e, entre outros aspectos, a gestão financeira. É na questão financeira que muitos síndicos têm dificuldades de entender o que precisa fazer.
A boa gestão financeira é fundamental para manter a organização e garantir que os processos do condomínio continuem fluindo com tranquilidade. Uma das práticas importantes nesse contexto é a conciliação das receitas na conta do condomínio. Essa medida consiste em conferir se os valores recebidos estão corretos. Dessa forma, é possível evitar erros e prejuízos financeiros para o condomínio.
Esse artigo vai ajudar você a entender e verificar as entradas de recursos no condomínio.
Governança em condomínio – o que é uma conciliação de receitas e quem deve fazer?
A conciliação é um processo de conferência das receitas recebidas pelo condomínio e lançadas na conta do mesmo. Como assim?
O financeiro de um condomínio pode ter contas em mais de um banco. Além disso, pode haver recebimento de diferentes fontes:
- arrecadação mensal das cotas condominiais
- rateios de despesas e ressarcimento por danos;
- fundos de investimentos;
- Juros, multas e acertos de inadimplentes;
- rendimentos de aluguéis de áreas comuns.
Esses recebimentos devem ser conferidos e os recursos destinados para os locais corretos, essa é a conciliação das receitas do condomínio.
Esse acompanhamento é importante, pois é função do síndico cobrar que os valores corretos sejam devidamente ressarcidos às contas do condomínio. Aliás, é necessário frisar que garantir o recebimento dos recursos e sua correta destinação é responsabilidade do síndico.
O síndico pode delegar essa função de acompanhamento para a administradora do condomínio. Entretanto, ele deve acompanhar tudo para ter certeza de que as coisas estão sendo feitas da maneira correta.
Não é complicado para uma administradora verificar um boleto de taxa condominial que não foi pago. Mas o que dizer de outras entradas que precisam ser verificadas manualmente? Será que o síndico está acompanhando esses recebimentos?
Para não deixar passar nada despercebido e também para identificar erros em conciliações passadas, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em auditoria de condomínios, que possa oferecer uma análise detalhada das contas.
Por que é essencial evitar erros nas contas do condomínio?
É importante analisar se os recursos estão sendo computados corretamente? Vamos analisar uma situação hipotética:
Em um condomínio com 200 unidades, um síndico fechou um acordo com inadimplentes para o pagamento das cotas atrasadas de forma parcelada e com pagamento de juros. Baseado neste acordo, ele apresentou a previsão orçamentária para o ano seguinte.
No entanto, no decorrer dos meses, ele percebeu que as entradas não estavam totalizando os valores esperados. Como não fazia acompanhamento mensal, ele precisou analisar extratos retroativos para descobrir quem não estava cumprindo os acordos ou estava depositando os valores sem juros.
Esse processo gerou uma grande dor de cabeça. Além de perder tempo procurando as informações, ele precisou explicar aos condôminos por que a previsão orçamentária não estava sendo seguida.
Percebe a importância de conciliar os recebimentos na conta do condomínio? Com a conciliação dessas receitas, é possível manter a organização financeira do condomínio e evitar possíveis problemas.
Há ainda outras razões para cuidar das receitas do seu condomínio:
> Cumprir a legislação: os condomínios seguem leis e normas específicas, e o descumprimento dessas regras pode levar a processos judiciais. Então, as contas devem refletir a realidade nos demonstrativos contábeis e fiscais.
> Transparência e confiança: a transparência na gestão financeira do condomínio é fundamental para manter a confiança dos condôminos e evitar conflitos. Se houver erros nas contas, pode haver desconfiança sobre a administração e os recursos do condomínio.
> Saúde financeira do condomínio: Erros nas contas podem levar a prejuízos financeiros, dificuldades na gestão do orçamento, aumento de taxas ou mesmo endividamento.
> Prestação de contas: a correta prestação de contas é uma obrigação legal do síndico para com os condôminos. Ela precisa ser clara para tomar boas decisões nos condôminos.
Por esses motivos, é essencial evitar erros nas contas do condomínio.
A auditoria pode ajudar a governança em condomínio
A auditoria é uma atividade importante para garantir a segurança financeira do condomínio. Além de realizar a verificação das conciliações, a auditoria também pode ajudar a identificar possíveis fraudes e irregularidades nas contas do condomínio. Com isso, é possível tomar medidas preventivas e corretivas para manter a organização financeira do condomínio.
Recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em auditoria de condomínios para obter uma análise precisa e detalhada das contas. Por quê?
Pense um pouco: como você vai garantir a segurança das contas do seu condomínio se você não sabe se a gestão anterior fazia um bom controle das contas?
Além disso, quem tem tempo de fazer a conciliação de condomínios com várias contas e grandes movimentações financeiras?
É por isso que você precisa de ajuda. Para manter a governança em condomínio e garantir a segurança financeira do local, é importante contar com a ajuda de profissionais de auditoria de condomínios.
Entre em contato com nossa empresa e saiba como podemos ajudá-lo a manter a organização financeira do seu condomínio.
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