Uma auditoria pode justificar uma nova prestação de contas.
É comum ouvir que, após a aprovação das contas em assembleia, o assunto está encerrado e não pode mais ser discutido. No entanto, decisões do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) demonstram que essa percepção nem sempre corresponde à realidade jurídica.
Alguns casos julgados reforçam um importante entendimento: a aprovação das contas em assembleia não impede que uma nova prestação de contas seja exigida quando surgirem fatos novos, inconsistências relevantes ou ausência de documentação que não eram conhecidas pelos condôminos no momento da deliberação.
Para síndicos, conselhos fiscais, administradoras e condôminos, trata-se de uma decisão que fortalece a importância da auditoria condominial como instrumento de transparência e proteção patrimonial.
A aprovação das contas é absoluta?
A assembleia é soberana para deliberar sobre a prestação de contas do síndico. Contudo, essa soberania pressupõe que os condôminos tenham recebido informações suficientes para formar seu convencimento.
Na prática, isso nem sempre acontece.
Muitas assembleias aprovam as contas com base em:
- balancetes resumidos;
- pareceres genéricos;
- apresentações financeiras simplificadas;
- ausência de acesso aos documentos originais.
Se posteriormente uma auditoria identificar fatos relevantes que não eram conhecidos pelos condôminos, a aprovação da assembleia não impede uma nova apuração.
A administradora tem responsabilidade?
Em um processo, o TJSP trouxe um aspecto relevante.
A ação de exigir contas envolvia uma administradora condominial e empresas responsáveis pela sindicatura e pela governança do condomínio.
Uma auditoria realizada nas contas da gestão anterior identificou diversas inconsistências financeiras e documentais.
Entre os apontamentos estavam:
- pagamentos sem documentação fiscal apropriada;
- ausência de retenção e recolhimento de tributos;
- pagamentos em atraso, com incidência de multas e juros;
- inconsistências tributárias;
- divergências em contratos de prestação de serviços.
A administradora tentou afastar sua responsabilidade alegando que atuava apenas como auxiliar dos síndicos. O entendimento não foi acolhido.
A decisão determinou que a administradora e as demais empresas envolvidas apresentassem as contas relativas aos respectivos períodos de gestão, em forma mercantil.
Administradoras também podem responder pela prestação de contas
Um ponto importante do julgamento é que a obrigação de prestar contas não ficou restrita ao síndico.
O Tribunal reconheceu que, dependendo das atividades efetivamente exercidas, a administradora também pode responder judicialmente, especialmente quando:
- movimenta recursos financeiros;
- realiza pagamentos;
- controla documentos;
- administra contas bancárias;
- mantém a guarda do acervo documental.
Na prática, isso reforça a necessidade de contratos claros sobre responsabilidades e acesso às informações do condomínio.
Outro caso julgado pelo Tribunal
Em 2024, a 34ª Câmara de Direito Privado do TJSP manteve a determinação para que um ex-síndico prestasse novamente contas de sua gestão, mesmo após elas terem sido apresentadas e aprovadas em assembleia.
O fundamento foi bastante claro.
O condomínio alegou que precisava de comprovação e explicação documental sobre os serviços contratados e os pagamentos realizados durante a gestão, entre março de 2019 e janeiro de 2022.
Entre os documentos solicitados estavam:
a) documentação comprobatória dos serviços contratados e efetivamente pagos;
b) documentos considerados idôneos pela legislação fiscal, tributária e contábil;
c) extratos bancários.
O Tribunal entendeu que essas questões justificavam a ação e manteve a obrigação de prestar as contas na forma contábil.
O agravo destaca que:
“Aprovação das contas em assembleia que não configura óbice ao exame da questão pelo Poder Judiciário.”
O que pode justificar uma nova prestação de contas?
Com base em decisão anteriores, alguns exemplos são particularmente relevantes:
- contratos que não haviam sido apresentados;
- pagamentos sem documentos comprobatórios;
- divergências entre extratos bancários e balancetes;
- falta de escrituração contábil;
- repasses financeiros sem comprovação;
- documentos descobertos apenas após a troca de gestão;
- inconsistências apontadas por auditoria independente.
Ou seja, não basta afirmar que as contas foram aprovadas. Se surgirem elementos novos capazes de alterar a compreensão dos fatos, o dever de prestar contas permanece.
A auditoria ganha ainda mais importância
Essa decisão reforça algo que a MB7 observa diariamente em seus trabalhos.
A auditoria não substitui a assembleia.
Ela também não substitui o síndico.
Seu papel é fornecer uma análise técnica baseada em documentos, confrontando informações financeiras, contratos, extratos bancários, comprovantes e registros administrativos.
Em muitos casos, a auditoria identifica situações que não eram perceptíveis durante a prestação de contas ordinária.
Isso não significa automaticamente fraude ou desvio de recursos.
Na maioria das vezes, significa apenas que existem fatos que precisam ser esclarecidos.
Quais cuidados devem ser adotados na prestação de contas?
Síndicos
- Apresentar documentação completa à assembleia.
- Guardar o acervo documental mesmo após deixar o cargo.
- Formalizar a entrega de documentos à nova gestão.
- Responder tecnicamente aos apontamentos da auditoria.
Administradoras
- Garantir acesso contínuo do condomínio aos seus documentos.
- Manter trilha de aprovação dos pagamentos.
- Entregar integralmente o acervo quando houver encerramento do contrato.
- Revisar cláusulas sobre guarda documental e responsabilidade.
Conselhos fiscais
- Não emitir parecer favorável quando faltarem documentos relevantes.
- Registrar ressalvas de forma objetiva.
- Recomendar auditoria sempre que houver dúvidas relevantes.
A principal lição
Há aqui uma mensagem importante para o mercado condominial:
A aprovação das contas em assembleia não representa um “salvo-conduto” para a gestão.
Quando surgem fatos novos, inconsistências relevantes ou ausência de documentos, a Justiça admite que uma nova prestação de contas seja exigida.
Isso fortalece a governança condominial e valoriza o papel da auditoria independente como instrumento de transparência e proteção dos interesses da coletividade.
Como a MB7 pode ajudar
Na MB7 Auditoria e Perícias, realizamos auditorias condominiais com foco em:
- conferência das movimentações financeiras;
- análise documental;
- confrontação entre extratos bancários e balancetes;
- verificação de contratos e pagamentos;
- identificação de inconsistências;
- elaboração de relatórios técnicos objetivos e fundamentados.
Nosso compromisso é fornecer informações técnicas que auxiliem síndicos, conselhos e condôminos na tomada de decisões, sempre com independência, imparcialidade e observância das normas profissionais.
Para resumir
A transparência na gestão condominial não termina com a aprovação das contas em assembleia.
Pelo contrário: quando surgem novos elementos relevantes, a auditoria pode desempenhar papel decisivo para esclarecer os fatos e proteger o patrimônio coletivo.
Decisões estabelecidas no TJSP reforçam que a boa governança exige mais do que uma aprovação formal. Exige documentação, rastreabilidade, prestação de contas efetiva e disponibilidade para esclarecer qualquer dúvida que venha a surgir posteriormente.