“Quem disse que minha gestão condominial precisa de auditoria?”
Essa é uma frase que se passa na cabeça de muitos gestores. No entanto, com um pouco mais de informação, o síndico descobre que a auditoria é uma grande ajuda para entender e apontar melhorias nas obrigações contábeis do condomínio.
Uma ajuda para entender melhor a parte contábil é bem vinda, não é?
Não ter o entendimento correto de quais são as obrigações contábeis podem colocar o condomínio em risco e ocasionar problemas jurídicos, multas administrativas, entre outros problemas.
Para exemplificar, vamos considerar uma dúvida muito comum entre síndicos iniciantes: o condomínio deve declarar Imposto de Renda?
Resposta rápida: não, pois, não há geração de renda no condomínio. Mas, isso se aplica quando o condomínio tiver espaços para locação que geram renda, como salas comerciais ou espaços para antenas de celulares?
Percebe a dúvida? Detalhes assim podem deixar síndicos confusos e expor o condomínio a erros.
Para não deixar ninguém curioso com a questão acima, vamos esclarecer. Mesmo em casos em que o condomínio tem um “rendimento”, o imposto não é declarado, devido ao fato de não ter natureza jurídica.
Nestes casos, os rendimentos são auferidos aos próprios condôminos, são eles que precisarão declarar proporcionalmente os rendimentos. Ou seja, o condomínio não é considerado uma personalidade jurídica, portanto, não declara Imposto de Renda das receitas recebidas pelas locações. Essa obrigatoriedade é dos condôminos.
Mesmo que os condôminos não recebam os valores em espécie, eles são beneficiários dessa quantia, que podem ser direcionados ao fundo de reserva ou outros fins.
Sabemos que é um pouco confuso, mas a boa notícia é que você pode contar com a ajuda de uma auditoria de gestão condominial para orientar com essas questões. Ela minimiza os riscos ao verificar as obrigações contábeis.
Vejamos como isso é possível.
Por que a auditoria de gestão condominial é importante?
A gestão de condomínio é bem complexa e exige conhecimentos de diversos princípios contábeis. Entretanto, como mencionamos, muitos síndicos não têm conhecimento técnico contábil ou estão desatualizados com as mudanças na legislação.
Dessa forma, é possível desperceber detalhes que possam gerar futuros prejuízos. Deixar passar alguma obrigação contábil pode ocasionar problemas jurídicos, multas administrativas, etc.
Perante a lei, o síndico é o representante oficial do condomínio, sendo assim, pode ser penalizado por problemas que surjam. Pode haver precedentes para o síndico ser destituído ou responder por processos civis e criminais.
Através da auditoria de gestão condominial é possível fazer a verificação de todas as obrigações contábeis para encontrar eventuais erros e prevenir situações de risco.
Como funciona a auditoria de gestão condominial?
A Auditoria de gestão condominial verifica se todas as exigências estão sendo cumpridas.
Por ser um processo utilizado por órgãos da Receita Federal e instituições governamentais, há uma resolução específica e regras a serem seguidas.
Quais as etapas para a auditoria de gestão condominial?
- Pesquisa – faz o reconhecimento das operações e das transações financeiras. É realizada através da coleta de todos os documentos e informações necessárias.
- Planejamento da auditoria condominial – após coletar os dados necessários, hora de fazer o planejamento da auditoria. Apesar do checklist ser basicamente o mesmo, para os diversos tipos de auditorias, é importante criar um planejamento para cada cliente. Afinal, às demandas e necessidades diferem.
- Testes da auditoria condominial – para cada condomínio são utilizados os testes mais adequados.
Antes de iniciar os testes da auditoria, os documentos e as informações são avaliadas detalhadamente para identificar os pontos fortes e fracos do condomínio.
Nesse momento, todos os possíveis erros são anotados em detalhes e organizados para que o próximo passo tenha embasamento suficiente e seja realizado com eficiência.
- Teste de observância – tem o objetivo de observar se os procedimentos do condomínio estão sendo executados corretamente. Isso é feito através do cruzamento de várias informações.
- Teste substantivo – analisa os documentos físicos e os registros financeiros para fundamentar os fatos. É importante assegurar que os valores e as demonstrações estão embasados corretamente.
- Avaliar os resultados – após a realização dos testes, é analisado os resultados obtidos. Com isso, as demonstrações e as observações são revisadas para garantir que todas as exigências correspondem às normas.
- Parecer da auditoria de gestão condominial – após todos os procedimentos acima, é gerado o parecer da auditoria.
Quais as obrigações contábeis e fiscais que a auditoria de gestão verifica?
Auditoria de gestão condominial verifica duas importantes questões: a organização e as obrigações tributárias.
Há vários tipos de auditorias. As mensais, por exemplo, costumam se ater aos procedimentos de um único mês específico. Mas no caso de uma auditoria investigativa, ou de prestação de contas, há muito mais a ser analisado. Veja como:
- Analisar os documentos fiscais de todo o período auditado:
- demonstrativos de receitas e despesas;
- prestação de contas anual;
- apuração das contas da gestão anterior;
- pastas com contas mensais;
- contratos de manutenção de elevadores, caixa d’água, piscinas, etc.;
- contrato de prestação de serviço da administradora; entre outros.
- Revisar todas as obrigações tributárias do condomínio:
- arrecadação de FGTS e para os funcionários;
- recolhimento do INSS;
- PIS sobre folha de pagamento;
- reter e recolher ISS e CSLL na contratação de prestadores de serviços;
- reter e recolher COFINS na contratação de prestadores de serviços;
- pagar contribuição sindical em condomínio;
- contabilizar fundo de reserva do condomínio.
Auditoria de gestão condominial – um passo fundamental
Auditoria de gestão é um passo fundamental para não deixar nenhuma obrigação contábil para trás.
Através da auditoria de gestão é feito um levantamento de todas as despesas do condomínio. Assim, é verificado pagamento de impostos, contas, aquisição de materiais, salários de funcionários e prestadores de serviços, entre outros gastos.
Analisa contratos que regem as relações trabalhistas e comerciais. Também verifica documentos como a convenção do condomínio, regimento interno, atas de reuniões passadas, contas de telefone, internet e outros registros que possam ajudar no processo.
A análise minuciosa desses documentos identifica eventuais irregularidades visando a correção e prevenção de situações de riscos.
Contratar uma auditoria de gestão de condomínio é benéfica tanto para o síndico como para os condôminos. Afinal, garante que a gestão está sendo feita com eficiência e qualidade. Além de transmitir transparência e confiança aos condôminos.
Certamente, a auditoria de gestão condominial é a melhor ferramenta para auxiliar o trabalho do síndico e otimizar os resultados.
Converse com nossa equipe e descubra como podemos ajudá-lo a manter suas obrigações contábeis em dia e livre de possíveis riscos.
Assista a uma entrevista completa de nosso auditor especialista falando sobre auditoria de gestão condominial: Auditoria Condominial – com Marcos Braga
