As fraudes em condomínios sempre chamam a atenção quando aparecem na mídia. O que pouca gente sabe é que, embora sejam comuns, esses casos não constituem a maioria dos problemas que os auditores encontram em condomínios.
Como atendemos diversos condôminos, temos a oportunidade de saber suas razões para querer uma auditoria. Por isso, vamos compartilhar com vocês as 8 razões mais comuns que levam os condôminos a desconfiarem de fraudes do condomínio.
No entanto, antes de falarmos sobre isso, é importante ter bem em mente a questão que abordaremos a seguir.
Fraudes no condomínio: nem sempre os problemas ocorrem por má-fé.
O laudo de auditoria aponta os diversos problemas encontrados nas contas do condomínio. No relatório, é possível determinar ausência de documentação comprobatória de gastos e determinar para onde foi o dinheiro do condomínio. Porém, não é papel do auditor apontar culpados, essa parte ficará a cargo da equipe jurídica.
No entanto, o que vemos no nosso dia-a-dia aqui na empresa é que nem sempre os problemas ocorrem por má-fé da gestão condominial. Algumas causas frequentes de irregularidades são:
> Negligência do síndico e da administradora.
> Falta de conhecimento do síndico.
> Perda de informações na troca de gestão.
Outro ponto importante é que alguns dos problemas apontados nos laudos podem ser resolvidos, providenciando a documentação comprobatória adequada e completando as pastas de prestação de contas do condomínio.
Assim, se você identificar alguns dos problemas que citaremos abaixo, não saia por aí fazendo acusações. Leia até o final que mostraremos a você o que fazer se você desconfia de fraude no seu condomínio.
Principais razões de desconfiança de fraudes no condomínio
1. Apresentação de orçamentos com valores muito altos
Quando os gestores de condomínios apresentam orçamentos para serviços, reparos ou melhorias que parecem excessivamente caros, os condôminos podem suspeitar de irregularidades. Os condôminos podem questionar se há superfaturamento, acordos e comissões ilícitas entre administradores e fornecedores, ou até mesmo desvio de verbas.
Como evitar:
É possível solicitar mais orçamentos para servir de padrão comparativo.
Esclareça se há nuances técnicas que estão encarecendo os serviços.
Gestores, vocês podem achar este conteúdo útil: É necessário manter os orçamentos nas pastas de prestação de contas?
2. Compras sem notas fiscais e ausência de documentos comprobatórios
A ausência de notas fiscais e de documentos comprobatórios nas compras realizadas pelo condomínio é um fator significativo de desconfiança de fraude. Sem notas fiscais, não há como comprovar a realização efetiva das compras ou serviços contratados, nem confirmar os valores pagos. Essa situação levanta suspeitas sobre possíveis desvios de recursos, uma vez que a falta de documentação dificulta a rastreabilidade das transações e a prestação de contas detalhadas.
Como evitar
Verifique as pastas de prestação de contas com atenção. Ao identificar a falta de algum documento, faça um pedido oficial para a apresentação do documento. Ao receber os documentos é essencial analisar a autenticidade dele.
3. Falta de transparência no acesso aos documentos e contratos com prestadores
Quando os condôminos têm dificuldades para acessar informações detalhadas sobre contratos firmados e documentos financeiros, como relatórios de despesas e receitas, isso impede a fiscalização e o acompanhamento adequado da gestão condominial. Essa falta de acesso pode ser interpretada como uma tentativa de ocultar informações ou irregularidades.
Como evitar:
Consulte a convenção ou regimento interno para saber qual o procedimento correto para acessar os documentos do condomínio.
É um direito do condômino acessar os documentos comprobatórios, assim faça uma solicitação de acesso formalizada à gestão do condomínio.
Gestores, vocês podem achar este conteúdo útil:
O que fazer quando os condôminos pedem para ver as pastas do condomínio?
4. Solicitar recursos para obras que não foram feitas ou finalizadas
É motivo de desconfiança quando a gestão do condomínio solicita dinheiro dos condôminos para realizar melhorias ou reparos específicos e, depois, essas obras não são feitas ou não concluídas. A aprovação dos serviços se dá através de orçamento, assim pode ser difícil explicar a razão para os recursos não terem sido suficientes. Moradores podem começar a questionar a gestão financeira. Eles podem suspeitar que os recursos foram desviados ou mal utilizados, uma vez que o resultado prometido não está sendo entregue.
Como evitar:
Solicite uma prestação de contas relativa à obra, também mantenha-se informado sobre o progresso da obra. Peça que o próprio profissional esclareça por escrito por que precisa de mais recursos para a finalização da obra.
Gestores, vocês podem achar este conteúdo útil: Como fazer uma boa contratação de obra no condomínio
5. Uso indevido do Fundo de Reservas
O uso não autorizado do fundo de reserva é um dos motivos mais preocupantes, pois ele é caracterizado como uma ação ilegal. O fundo de reserva só deve ser usado para cobrir emergências e despesas inesperadas, garantindo a estabilidade financeira do condomínio em situações imprevistas. Quando a administração utiliza esse fundo para fins não emergenciais, sem aprovação em assembleia, a confiança dos moradores fica abalada. A percepção de que o dinheiro reservado para emergências está sendo utilizado de forma inadequada ou sem consulta prévia levanta suspeitas de má gestão ou, até mesmo de apropriação indevida dos recursos.
Como evitar
Analise o saldo apresentado nas pastas e verifique se o fundo de reserva está diminuindo sem explicações. Se perceber que o valor está reduzindo, solicite explicações por escrito da administração condominial.
Gestores, vocês podem achar este conteúdo útil: Fundo de reserva condomínio – lei e boas práticas
6. Pagamentos duplicados ou retiradas inexplicadas das contas
Problemas nas contas bancárias são os sinais mais assustadores de problemas na gestão financeira, obviamente isso gera desconfiança. Quando os condôminos revisam os extratos financeiros do condomínio e encontram pagamentos que parecem duplicados, inconsistências entre valores e documentos, isso levanta bandeiras vermelhas sobre a integridade dos processos financeiros. Esse tipo de irregularidade pode indicar tanto erro administrativo quanto a possibilidade de fraude intencional. Sem uma explicação convincente e documentada para esses pagamentos duplicados, os moradores podem suspeitar que alguém está se beneficiando indevidamente dos recursos do condomínio.
Como evitar
Analise o extrato em conjunto com as pastas de prestação de contas mensais. Se perceber retiradas suspeitas, solicite explicações por escrito da administração condominial.
Gestores, vocês podem achar este conteúdo útil: Tudo o que você precisa saber sobre as conta pool
7. Contas no vermelho sem explicação plausível
Contas no vermelho (negativas) sem explicação plausível sempre serão razão para desconfiança de fraude em condomínios. Quando os condôminos observam que as finanças do condomínio estão constantemente deficitárias, sem que haja uma justificativa clara e compreensível, a suspeita de má gestão ou desvio de recursos aumenta significativamente.
O condômino conclui: “Eu pago minha cota, então para onde o dinheiro foi?” Se houver falta de transparência, os moradores não entendem a real situação financeira do condomínio.
Como evitar:
Pergunte-se: é um problema recorrente? Aconteceram imprevistos como inadimplência ou mudanças econômicas? Será que foi um erro na previsão orçamentária?
Analise as entradas de valores e despesas médias do condomínio para ter uma ideia melhor sobre a situação.
Gestores, vocês podem achar este conteúdo útil: Guia completo para entender e fazer a previsão orçamentária de seu condomínio
8. Resistência da gestão na contratação de serviços de auditoria
A resistência da gestão na contratação de serviços de auditoria sempre gera desconfiança de fraude em condomínios. A auditoria independente proporciona uma análise detalhada e imparcial das contas e práticas administrativas. Quando a administração se opõe à contratação de auditores, os condôminos podem suspeitar que haja algo a esconder. Essa resistência pode ser vista como um esforço para evitar a detecção de irregularidades financeiras, como desvio de recursos ou má gestão, aumentando a suspeita de que os administradores não estão agindo de forma honesta.
Como evitar
Certifique-se de que a gestão entenda que a auditoria não é uma “caça às bruxas” e sim uma ferramenta para melhorar a gestão financeira. Você pode enviar os artigos do blog da MB7 auditoria para informar sobre o assunto.
Gestores, vocês podem achar este conteúdo útil: A importância, cada vez maior, da Auditoria na Gestão de Condomínios
Condômino: o que fazer se você desconfia de fraude em seu condomínio
Você notou que em todos os pontos acima colocamos sugestões de como evitar que fraudes passem despercebidas no condomínio?
No entanto, quando falamos de condomínios que movimentam grandes somas de valores, não é fácil fazer essas verificações com frequência. Desta forma, o melhor a se fazer é contratar um serviço de auditoria para verificação das contas. A auditoria preventiva, feita em caráter mensal, é uma ótima aliada para evitar que problemas assim surjam no condomínio.
Mas e se a gestão do condomínio não quiser contratar a auditoria? Você vai encontrar orientações confiáveis no artigo: Como solicitar uma auditoria no seu condomínio?
Síndico: solicite uma auditoria para afastar qualquer desconfiança
Se você é síndico, pense seriamente em contratar uma auditoria de condomínios. Por quê?
Pense um pouco: Você tem responsabilidade civil sobre o condomínio, isso quer dizer que você pode responder judicialmente pelos problemas que acontecem. Também, se você sabe que existe algum dos problemas citados acima e não age para resolver, as desconfianças vão aumentar ainda mais. Mesmo que não duvidem de sua honestidade, podem duvidar de sua competência, o que também é ruim.
Sugira a auditoria para minimizar qualquer desconfiança e mostrar que não há nada a esconder. Além disso, o laudo pode servir como prova para eximir sua responsabilidade perante erros de gestões anteriores.
O laudo de auditoria aponta erros e não culpados. Como dissemos anteriormente, a maioria dos erros encontrados podem ser corrigidos e a sua gestão fica segura, blindada contra riscos e questionamentos.
Fale com a MB7 Auditoria, solicite um orçamento e leve para aprovação do conselho do seu condomínio, certamente os condôminos vão aplaudir sua atitude.
Com laudos de auditoria independentes, as fraudes no condomínios não serão uma preocupação nem para condôminos e nem para gestores.
