Em geral, obrigações acessórias são declarações periódicas onde constam informações sobre a pessoa jurídica. Essas declarações devem ser elaboradas pelos contribuintes e entregues para os órgãos do governo (federal, estadual ou municipal).
Os condomínios, por possuírem o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), estão obrigados a entregar diversas obrigações acessórias. Fique atento!
Obrigações acessórias agregadas ao eSocial
Recentemente, o Governo tem tentado simplificar a entrega das obrigações acessórias, reunindo todas as informações no eSocial.
O eSocial é um sistema informatizado desenvolvido pelo Governo Federal do Brasil com o objetivo de unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas pelas empresas. Ele foi criado para simplificar e padronizar a prestação de informações, substituindo diversas obrigações acessórias por um único envio de dados.
As informações são lançadas no sistema separadas em Eventos são divididos em quatro tipos: Eventos Iniciais, Eventos de Tabelas, Eventos Não-Periódicos e Eventos Periódicos.
No caso dos condomínios, deve-se observar as obrigações do Grupo 3: “Empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos”
Faremos uma lista das obrigações acessórias que estão englobadas pelo eSocial. Note que o sistema ainda sofre ajustes constantes e, por isso, é necessário estar ligado nas mudanças.
As obrigações acessórias que foram agregadas ao eSocial são:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social SEFIP (a partir de 2024 será substituído pelo DCTFWeb)
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados em CLT (poderá ser feito pelo EDF-Reinf)
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (poderá ser feito pelo EDF-Reinf).
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (em 2025, a DIRF será transmitida para a EFD-Reinf.)
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- Informações sobre processos trabalhistas (desde outubro/2023)
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
- DCTF Mensal – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- SST – Saúde e Segurança do Trabalho (desde janeiro de 2023, a transmissão desses eventos cumprem obrigações referentes à emissão da CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho e PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário)
Obrigações acessórias: Transmissão de dados SST
A transmissão de dados de Saúde e Segurança do Trabalho, é o registro que concentra todos os dados referentes ao histórico de trabalho dos colaboradores de uma empresa ou condomínio. Sua finalidade principal é fornecer informações sobre a real exposição dos trabalhadores a agentes prejudiciais.
Vale lembrar que essas obrigações são referentes a funcionários registrados pelo condomínio. Os dados dos trabalhadores terceirizados devem ser transmitidos pelas empresas prestadoras de serviço.
S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
Deve ser registrado até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência (e imediatamente em caso de óbito).
S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador, abrangendo, por exemplo, o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), que engloba exames médicos, atestados de saúde ocupacional (ASO) admissionais, demissionais e periódicos.
É um programa regulamentado pela NR-07 do Ministério do Trabalho, que estabelece a obrigatoriedade de elaboração e implementação do PCMSO, com o objetivo da promoção e preservação da saúde do conjunto dos seus trabalhadores.
S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos. Exemplo: PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos), com prazo de envio até o dia 15 do mês seguinte ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou da admissão do trabalhador. É regulamentado pela NR-09 do Ministério do Trabalho, serve para proteger a saúde e a segurança dos trabalhadores. Isso é feito ao identificar e controlar os riscos no ambiente de trabalho. Também leva em conta a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais.
As informações relacionadas à Saúde e Segurança do Trabalho (SST) têm influência direta na aposentadoria especial dos trabalhadores, nos pagamentos de adicional de insalubridade e periculosidade, na tributação da folha de pagamento, bem como na gestão dos períodos de afastamento. Por essa razão, a responsabilidade pela gestão dessas informações recai sobre empresas especializadas em Medicina do Trabalho.
A DCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos
Representa a confissão de débitos das contribuições previdenciárias a terceiros. Substituindo a GFIP e a SEFIP, essa obrigação acessória tem como objetivo relatar à Receita Federal as contribuições previdenciárias e confessar as dívidas, integrando informações do eSocial e da EFD-Reinf em um único local.
Com a implantação da DCTFWeb, algumas mudanças são observadas, como a emissão obrigatória da guia para todos os grupos empregadores do eSocial, exceto o grupo 4. A declaração é composta por débitos e créditos previdenciários, sendo enviada sem movimentos aos colaboradores, exceto MEI e PF sem informações no eSocial e EFD-Reinf. A guia da DARF poderá ser emitida após a transmissão da DCTFWeb, que deve ocorrer até o dia 15 de cada mês, antecipada em caso de não útil.
As informações declaradas na DCTFWeb são geradas a partir dos dados do eSocial e da EFD-Reinf, sendo uma declaração única para toda a empresa, com assinatura digital. Essa declaração é específica para tributos e contribuições federais previdenciárias, diferenciando-se da DCTF que engloba outros tipos de tributos.
EFD-Reinf
O EFD-Reinf é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) utilizado por pessoas jurídicas e físicas em complemento ao eSocial. Ele tem como objetivo a escrituração de rendimentos pagos, retenções de Imposto de Renda e informações sobre a receita bruta para apuração das contribuições previdenciárias substituídas, substituindo o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Além disso, após sua obrigatoriedade, permitirá a transmissão de múltiplos eventos em períodos distintos conforme a legislação vigente.
Obrigações do condomínio que também precisam de atenção
Já vimos um pouco das obrigações acessórias que foram agregadas ao programa eSocial. Porém, há outras obrigações que precisam de atenção periódica dos gestores de condomínios. São elas:
Seguro do Condomínio
Segundo o artigo 1346 do Código Civil, todo condomínio é obrigado a fazer o seguro da edificação. Lembre-se de renovar o seguro do prédio.
Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB)
É o documento emitido pelo Corpo de Bombeiros da Polícia Militar certificando que, durante a vistoria, a edificação possuía as condições de segurança contra incêndio.
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)
Tem como objetivo a prevenção de acidentes e doenças decorrentes do trabalho, de modo a tornar o trabalho compatível com a preservação da vida e da saúde do trabalhador. Regulamentada pela Norma Reguladora 5 (NR-5) do Ministério do Trabalho e Emprego, é obrigatória para condomínios com mais de 50 funcionários. Para os condomínios com menos funcionários deverá haver um membro da CIPA.
Desde março de 2023, conforme determina a Portaria nº 4.219/2022, a CIPA deve adotar medidas para prevenção e combate ao assédio sexual e demais formas de violência no âmbito do trabalho.
Obrigações acessórias: acompanhando o trabalho da administradora
Como vimos, a administração do condomínio precisa estar atenta às diversas obrigações fiscais e trabalhistas. A falta de atenção a essas obrigações, poderá acarretar multas ou outras penalidades ao condomínio.
O síndico não deve deixar o assunto somente para a administradora ou para o contador do condomínio, é responsabilidade dele acompanhar o que tem sido feito. Como ele pode fazer isso?
Tudo o que é transmitido no eSocial gera um recibo, assim os síndicos podem analisar se as informações estão sendo transmitidas corretamente para o sistema. Algumas administradoras estão disponibilizando áreas eletrônicas para deixar os recibos à disposição do síndico.
O serviço de auditoria preventiva disponibilizado pela MB7 Auditoria também pode ajudar o síndico a acompanhar esse trabalho sem preocupações e perda de tempo.
O que acha de conversar com nossa equipe e ver como funciona nosso escopo de serviços?
