Se compararmos o condomínio a um navio, o síndico seria o capitão e a previsão orçamentária seria uma bússola que indica a melhor direção a tomar.
Ela não é apenas uma formalidade a ser cumprida na Assembleia Geral Ordinária para aprovação dos moradores, é obrigatória por lei e uma peça fundamental na gestão financeira do condomínio.
Como os valores aprovados na previsão vão nortear a arrecadação do próximo ano, é essencial entender quais números seriam os mais realísticos.
Sabemos que o assunto não é simples, e por isso elaboramos esse guia muito completo para sua consulta. Você pode usar o nosso guia de tópicos para navegar pelos assuntos que mais levantam dúvidas.
Vamos lá?
O que é previsão orçamentária do condomínio?
A previsão orçamentária do condomínio é um planejamento financeiro. Ela oferece uma visão clara das receitas e despesas esperadas ao longo de um período, normalmente 1 ano.
Com base neste orçamento anual de receitas e despesas do condomínio, é determinado qual o valor da cota condominial a ser pago pelos moradores.
Essa previsão orçamentária é obrigatória por lei. Ela deve ser aprovada pelos moradores em assembleia e, após a aprovação, o síndico deverá fazer sua gestão financeira com base nos valores estipulados nela.
Quem elabora a previsão orçamentária?
É uma obrigação do síndico elaborar e apresentar para aprovação dos moradores a previsão orçamentária anual do condomínio. Conforme expresso em lei:
O artigo 1348 do Código Civil, que trata das competências do síndico, no inciso VI, diz:
“Compete ao síndico: VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano.”
Também no artigo 1350 do Código Civil, diz:
“Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regime interno.”
Assim, é de responsabilidade civil do síndico cuidar da elaboração e da aprovação da previsão orçamentária.
Entretanto, isso não quer dizer que o síndico não pode ter ajuda na compilação dos dados que serão necessários para a elaboração da previsão.
Qual a importância da previsão orçamentária para a boa gestão condominial?
Aqui estão algumas razões pelas quais a previsão orçamentária é crucial para um condomínio:
PLANEJAMENTO FINANCEIRO:
Permite que o condomínio planeje suas finanças de forma adequada, antecipando os gastos necessários para manutenção, reparos, serviços e outras despesas regulares;
TRANSPARÊNCIA E PRESTAÇÃO DE CONTAS:
Uma previsão orçamentária detalhada ajuda a demonstrar transparência aos condôminos, mostrando como o dinheiro será gasto. Isso contribui para a confiança e a compreensão dos residentes em relação às despesas do condomínio.
EVITA SURPRESAS FINANCEIRAS:
Ao prever despesas futuras, é possível evitar surpresas desagradáveis, como a falta de fundos para cobrir despesas inesperadas ou a necessidade de aumentar abruptamente as taxas condominiais.
FACILITA DECISÕES ESTRATÉGICAS:
Com base na previsão, é mais fácil tomar decisões estratégicas, como investir em melhorias, realizar obras de manutenção preventiva ou ajustar as despesas para equilibrar o orçamento.
CONTROLE DE CUSTOS E EFICIÊNCIA:
A previsão orçamentária também permite monitorar os gastos, identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos ou otimizados e promover uma gestão mais eficiente dos recursos financeiros do condomínio.
CONFORMIDADE LEGAL:
Como já mencionado, a previsão é uma exigência expressa no Código Civil. Assim, o síndico pode cumprir sua responsabilidade legal e atender às normas legais.
A previsão orçamentária é uma ferramenta valiosa para garantir a estabilidade financeira, transparência e eficiência na gestão de um condomínio, beneficiando tanto os administradores quanto os moradores.
Como fazer previsão orçamentária de condomínio?
Uma previsão orçamentária mal feita pode dar muita dor de cabeça para o síndico, visto que ele não poderá gastar mais do que foi aprovado. Por isso, ele precisa dar uma atenção especial na época da elaboração.
A administradora do condomínio pode ser uma ajuda valiosa na elaboração da previsão orçamentária, mas conforme dito no tópico anterior, o síndico é responsável por esse processo, portanto, ele precisa ter uma participação ativa. É importante conhecer bem a estrutura de despesas do condomínio.
De uma forma geral, para fazer uma boa previsão orçamentária, o síndico precisa criar uma planilha colocando os valores que foram recebidos e gastos no mesmo período anterior. Posteriormente, é prudente pensar nas variações que estes valores poderão ter no próximo período. Vamos ver mais a fundo como isso vai funcionar?
FAÇA UM LEVANTAMENTO DAS DESPESAS:
Seguem despesas importantes que precisam constar na previsão orçamentária:
- Folha de pagamento mensal dos funcionários;
- Férias, 13º salário, rescisões contratuais;
- Encargos sociais;
- Previsão de aumento de salários dos funcionários;
- Contratos de mão obra terceirizada;
- Contas de água, luz, gás;
- Manutenções preventivas;
- Despesas administrativas;
- Material de limpeza e escritório;
- Valor do seguro condominial;
- Gastos diversos.
- Estimativa de valores para investimento em melhorias.
CONHEÇA SEUS GASTOS PROFUNDAMENTE
Não é incomum, ver previsões orçamentárias elaboradas com base nos gastos médios do último período e projetadas para o ano seguinte, porém, esse não é o melhor caminho.
Pense em algumas situações que exemplificam como há distorções ao olhar apenas as médias:
a) a taxa alta de dólar elevou muito o valor dos materiais de manutenção;
b) há previsão de aumento da carga tributária;
c) algum serviço sofreu reajuste próximo ao final do ano.
Percebe como essas variações podem alterar a previsão de gastos?
Tenha cuidado com planilhas prontas da internet que já oferecem fórmulas com cálculo de médias. O melhor caminho, é analisar os valores reais do momento de cada despesa e projetar os respectivos índices (inflação, dissídio, contas de consumo etc). Assim, é possível chegar a uma cota condominial mais justa.
INCLUA AS RECEITAS COM CUIDADO
O síndico também deve considerar as receitas do condomínio em sua previsão orçamentária. Será incluído os valores que foram arrecadados com a cota condominial e outras receitas recorrentes do condomínio.
Antes de considerar que haverá as mesmas entradas de recursos no ano que vem, é importante se perguntar:
> Estou considerando um percentual de inadimplência realístico?
> Vale a pena considerar valores de receitas extras, como aluguel de espaços, juros, etc?
Esse pensamento crítico é saudável, pois, mitiga o risco de não receber a receita prevista e, assim, evita problemas de caixa para execução das despesas.
Finalmente após o preenchimento dos dados, o síndico poderá saber se o valor da cota condominial será suficiente para cobrir as despesas ou se será necessário fazer ajustes no valor a ser pago pelos moradores.
Após a planilha com a Previsão Orçamentária ficar pronta, o síndico deverá apresentar em uma Assembleia Geral Ordinária para aprovação dos valores.
Acompanhamento após a aprovação
A previsão orçamentária é uma obrigação essencial para a gestão financeira do condomínio. A sua gestão é um dever do síndico.
Não é incomum encontrarmos situações onde o síndico não tem a menor ideia de como está a execução das receitas e despesas do período. Nessas situações, o síndico acha que é obrigação da administradora do condomínio fazer o acompanhamento, mas não é. A gestão é de responsabilidade do síndico com a ajuda da administradora.
Então, é importante o síndico fazer um acompanhamento mensal das receitas e despesas previstas x realizadas, para identificar as principais variáveis e atuar para que os valores fiquem dentro do aprovado. Se ele fizer isso apenas quando estiver perto da assembleia de prestação de contas, terá problemas para prestar contas.
Assista ao nosso vídeo explicativo no YouTube: Como fazer uma boa previsão orçamentária para o seu condomínio?
Como a auditoria pode ajudar
A auditoria de condomínios pode ser realizada mensalmente em caráter preventivo. O laudo da auditoria pode ajudar muito o síndico neste acompanhamento. Ele verificará transferências de recursos entre contas sem as respectivas aprovações, como, por exemplo, transferência do Fundo de Reserva para cobrir déficits ordinários.
O relatório do Auditor contribuirá para o registro das explicações do síndico, o acompanhamento das contas do condomínio pelo Conselho Fiscal e contribuirá para dar mais transparência e segurança para os moradores na hora de aprovar as contas.
Venha conversar com a equipe da MB7 Auditoria e ver como nosso trabalho pode contribuir para uma gestão melhor.
