A prestação de contas é um dos pilares mais importantes na gestão de condomínios. Ela vai além do dever legal: trata-se de um compromisso com a transparência e a confiança entre síndico e condôminos. Como são complexas, as finanças condominiais geram questionamentos. Assim, uma prestação de contas clara e bem organizada é essencial para evitar conflitos e garantir a saúde financeira do condomínio.
Este artigo é um guia criado para ajudar síndicos e gestores a compreenderem o que é necessário para realizar uma prestação de contas eficiente. Desde conceitos básicos até os erros mais comuns, você aprenderá como se preparar adequadamente e mostrar uma gestão transparente e confiável.
2. O que é a Prestação de Contas em Condomínios?
A prestação de contas em condomínios é o melhor momento para que os condôminos tenham visibilidade sobre a gestão financeira realizada pelo síndico. Trata-se de uma obrigação legal que visa assegurar a transparência e a responsabilidade na administração dos recursos coletivos.
O Código Civil, em seus artigos 1.348 e 1.350, estabelece a obrigatoriedade da prestação de contas. O artigo 1.348, inciso VIII, determina que o síndico deve prestar contas à assembleia, anualmente ou sempre que solicitado. Já o artigo 1.350 prevê que, na Assembleia Geral Ordinária (AGO), sejam apresentados o orçamento anual, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas do exercício anterior.
A AGO é o momento central para a prestação de contas, pois permite que os condôminos avaliem a gestão financeira, aprovem ou reprovem os resultados apresentados e contribuam com sugestões para a administração futura. Uma boa prestação de contas facilita a aprovação das contas e reforça a confiança dos condôminos.
3. Como Deve Ser Feita a Prestação de Contas?
Ela deve ser feita anualmente, na Assembleia Geral Ordinária, em forma de apresentação. Isso requer preparo, o síndico deve se preparar para apresentar não apenas os números, mas também para responder a questionamentos dos condôminos.
Abaixo falaremos como se preparar e depois o que apresentar:
Organização é Fundamental
Manter a documentação organizada ao longo do ano é essencial para evitar contratempos. Não é necessário mostrar um monte de pastas, mas é necessário ter os documentos à disposição.
Alguns dos principais documentos que devem estar disponíveis na hora de fazer a prestação de contas incluem:
- Balancetes financeiros, detalhando receitas e despesas mensais.
- Extratos bancários, comprovando as movimentações financeiras.
- Relatórios de receitas e despesas, divididos em categorias claras.
- Documentação de inadimplência, incluindo ações tomadas para recuperação de valores.
- Comprovantes de pagamentos, como notas fiscais, recibos e holerites.
Essa organização permite que o síndico tenha acesso rápido a informações detalhadas e confiáveis.
Apresentação Clara e Visual
A transparência não depende apenas de bons números, mas de como esses números são apresentados. Utilizar gráficos, tabelas e comparativos é uma maneira eficiente de facilitar o entendimento dos condôminos. Por exemplo:
- Use gráficos: Facilita a visualização e a ideia geral do que houve. Pode usar para mostrar diferenças entre o orçamento aprovado versus os valores efetivamente utilizados e a evolução dos saldo e fundos do condomínio.
- Seja objetivo: ao explicar eventuais discrepâncias vá direto ao ponto, seja objetivo e evite deixar que isso mude a pauta da reunião.
Coordene a prestação com o Conselho Fiscal
O Conselho Fiscal tem uma função essencial de validar as informações apresentadas pelo síndico. Para que isso seja feito de forma eficiente, eles precisam de tempo para se preparar. Desta forma, é recomendável:
- Reuniões periódicas entre o síndico e o Conselho Fiscal.
- Fornecimento antecipado de documentos para análise.
- Informar a data da prestação para que o parecer formal do Conselho sobre as contas estejam prontos para serem apresentados durante a Assembleia.
Leia também: O perfil ideal para os membros do Conselho Fiscal do condomínio
Ao seguir esses passos, o síndico facilita a coleta de informações e se prepara melhor para a prestação de contas.
4. O que apresentar na Prestação de Contas?
Na prestação de contas é necessário apresentar informações claras e detalhadas para que os condôminos possam avaliar a gestão financeira com precisão. A seguir, destacamos os principais itens que devem ser apresentados:
a. Comparativo Previsto x Realizado
O síndico deve apresentar a previsão orçamentária aprovada no início do exercício e compará-la com os valores efetivamente gastos. Esse comparativo ajuda a identificar variações significativas e justifica eventuais ajustes financeiros.
b. Relatórios de Receitas e Despesas
É essencial detalhar as receitas arrecadadas, como taxas condominiais e rendimentos de investimentos, bem como as despesas ordinárias (manutenção, limpeza, folha de pagamento) e extraordinárias (obras emergenciais ou melhorias). Esses relatórios devem ser organizados por categorias para facilitar o entendimento.
c. Evolução dos Saldos Bancários
Os saldos das contas ordinárias e do fundo de reserva devem ser apresentados com base nos extratos bancários do período. Isso valida a consistência das informações e reforça a transparência.
d. Relatório de Inadimplência
Apresente os valores em aberto e explique as ações tomadas para recuperação desses recursos, como notificações e acordos de cobrança. Esse ponto é fundamental para demonstrar que a inadimplência está sendo gerida de forma responsável. Neste ponto, tome cuidado para não divulgar os nomes dos inadimplentes, poderia ferir a LGPD.
e. Certidões Negativas e Laudos Técnicos
É parte do trabalho do síndico prestar conta sobre a situação legal do condomínio. Assim, o síndico deve fornecer as certidões negativas de débitos do condomínio (INSS, FGTS, Receita Federal), bem como documentos de compliance, como:
- Laudo do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).
- RIA dos elevadores.
- Laudos de para-raios e sistemas de segurança.
- Comprovantes do seguro obrigatório do condomínio.
f. Status de Processos Judiciais
Se o condomínio estiver envolvido em ações judiciais, o síndico deve informar o status de cada caso, os custos envolvidos e as estratégias para resolvê-los.
g. Parecer do Conselho Fiscal
O parecer do Conselho Fiscal deve ser incluído como um resumo independente da análise das contas, contendo eventuais ressalvas ou aprovações. Tenha o parecer em mãos previamente e prepare-se para as possíveis perguntas que ele possa gerar.
Ao apresentar essas informações de maneira organizada e clara, o síndico fortalece a confiança dos condôminos e aumenta as chances de aprovação das contas durante a Assembleia Geral Ordinária.
5. Erros Comuns na Prestação de Contas
A prestação de contas é um momento crítico na gestão condominial. Se não for bem feita pode gerar desconfiança e ela se refletirá por um bom tempo após a prestação. Também pode acabar em conflitos e até a reprovação das contas. Assim, vale o esforço de se dedicar um pouquinho e evitar problemas.
Falamos um pouco do que fazer, mas queremos frisar também alguns dos erros mais comuns que dificultam a prestação:
a. Deixar para última hora
Deixar a documentação financeira desorganizada ao longo do ano e deixar para se preparar na última hora é um dos erros mais frequentes. Sem registros claros e bem estruturados, o síndico levará muito tempo para conseguir estruturar uma apresentação e pode não conseguir apresentar dados confiáveis na Assembleia.
b. Comunicação Inadequada
Relatórios mal elaborados ou explicações técnicas demais podem dificultar o entendimento dos números apresentados. Isso vai gerar perguntas e questionamentos desnecessários.
Jogar pastas na mesa e apenas falar não ajuda os condôminos a visualizar a situação atual das contas.
c. Subestimar a Inadimplência
Não monitorar e agir sobre a inadimplência dos condôminos é um erro grave, já que compromete a saúde financeira do condomínio. Deixar de apresentar ações corretivas durante a prestação de contas reforça a percepção de má gestão.
Leia também: Gestão de Inadimplência: 7 Estratégias para Reduzir e Controlar a Falta de Pagamento no Condomínio
d. Falta de intimidade com as contas
Chegar despreparado à Assembleia Geral Ordinária (AGO), sem revisar documentos ou prever possíveis questionamentos, demonstra descaso e pode dificultar a aprovação das contas.
e. Relutância em compartilhar informações
Omitir informações ou não disponibilizar documentos importantes gera desconfiança entre os condôminos. A melhor hora para se mostrar documentos, explicar discrepâncias é durante a prestação de contas.
f. Ignorar a Importância do Conselho Fiscal
Não envolver o Conselho Fiscal no processo de análise prévia das contas ou desconsiderar suas observações pode enfraquecer a credibilidade da prestação de contas e aumentar a resistência dos condôminos.
Leia também: Impactos da Instabilidade na Gestão do Condomínio: Como Evitar e Superar Desafios
6. Dicas para Vencer Dificuldades
Prestar contas pode ser um desafio, especialmente para síndicos que enfrentam questões como falta de tempo e de conhecimento técnico. No entanto, com algumas práticas simples, é possível superar essas dificuldades e realizar uma prestação de contas eficiente:
a. Use Tecnologia a Seu Favor
Existem diversas ferramentas e softwares de gestão condominial que ajudam na organização das finanças. Com eles é possível automatizar o registro de receitas e despesas, gerar relatórios e acompanhar a inadimplência de forma prática.
Você pode utilizar as atuais ferramentas de inteligência artificial para compreender melhor os números e pedir sugestões de que pontos destacar. Algumas ferramentas permitem que se faça o upload dos relatórios, já em outras você pode simplesmente copiar e colar as informações. Em seguida faça perguntas para que a ferramenta esclareça os pontos para você.
Algumas perguntas que você pode fazer é: “Com base nesse relatório, quais os possíveis questionamentos que os condôminos podem me fazer? Como eu posso responder a estas dúvidas?”
b. Mantenha Comunicação Constante
Evite deixar todos os esclarecimentos para a Assembleia Geral Ordinária. Disponibilize informações importantes, como balancetes e relatórios simplificados, ao longo do ano. Isso reduz questionamentos e melhora a transparência da gestão.
Leia também: 8 ações que levam os moradores a suspeitar de fraudes em condomínio – como evitar?
c. Planeje-se com Antecedência
Comece a organizar a prestação de contas desde o início do exercício. cuide para que as pastas estejam sempre completas com todos os comprovantes, extratos e relatórios. Um planejamento bem executado garante que as informações estejam prontas quando forem solicitadas.
d. Envolva o Conselho Fiscal
Peça ajuda ao Conselho Fiscal para fazer a prestação de contas. Compartilhe as informações com antecedência e mantenha reuniões regulares para validar os dados que serão apresentados.
7. A Importância da Auditoria
A auditoria independente é essencial para garantir a credibilidade e a transparência na prestação de contas. Por meio de análises técnicas, ela identifica inconsistências e aponta melhorias na gestão financeira do condomínio.
Além disso, o laudo técnico emitido pelos auditores ajuda o síndico na compilação de informações e traz mais segurança ao Conselho Fiscal e aos condôminos, facilitando a aprovação das contas na Assembleia Geral Ordinária. Esse processo também previne conflitos, ao oferecer um respaldo imparcial sobre a administração dos recursos.
Investir em auditoria é um passo importante para elevar o padrão de gestão e assegurar a saúde financeira do condomínio.
Sendo assim…
A prestação de contas é um compromisso essencial com a transparência e a boa gestão do condomínio. Quando bem executada, fortalece a confiança dos condôminos e facilita a administração.
Para superar os desafios desse processo, a auditoria independente é uma solução estratégica. Ela identifica inconsistências, recomenda melhorias e oferece respaldo técnico que minimiza conflitos e garante a aprovação das contas.
Invista na saúde financeira do seu condomínio. Conte com nossa equipe para transformar a prestação de contas em um processo eficiente e confiável.
Você pode gostar de assistir uma palestra completa de nosso auditor no nosso Canal do Youtube. Acesse: Palestra sobre prestação de contas
