Saiba como acompanhar o trabalho da administradora de condomínios
Costuma acompanhar o trabalho da administradora de condomínios? Alguns, talvez pensem que por contratar uma empresa profissional para administrar o condomínio, não precisam mais se preocupar com este trabalho. Mas será que é assim mesmo?
Pense um pouco: você entregaria todo seu dinheiro para alguém sem acompanhar o que está sendo feito com ele? Claro que não! No condomínio deve ser assim também. Não é o caso de desconfiar do trabalho da administradora, mas sim de acompanhar os recursos do condomínio. Por que isso é importante?
Veja o caso que ocorreu com a Fort House, denunciada por perder R$ 30 milhões de 40 condomínios que administrava na capital de São Paulo.
O dinheiro estaria depositado em uma conta conjunta à qual a empresa tinha acesso. O próprio dono da administradora de condomínios comunicou o encerramento de suas atividades. Enviou uma carta aos síndicos de edifícios administrados pela empresa, dizendo:
“Sinto muito por todo o mal que estou causando aos condôminos, mas as decisões erradas geraram um grande problema financeiro, que me obrigou a recorrer a empréstimos com agiotas e bancos, com altos índices de juros, fulminando completamente qualquer chance de eu conseguir quitar as dívidas”.
Diante disto, os síndicos lesados se organizaram para definir as medidas necessárias para lidar com esta situação.
Seja por má gestão ou desonestidade, situações assim descapitalizam o condomínio e levam a processos longos e burocráticos para o ressarcimento. Como reduzir os riscos de algo assim acontecer? A melhor maneira é a prevenção.
De fato, é importante agir antes de uma situação assim ocorrer. Através de algumas medidas preventivas, é possível minimizar os riscos e ter uma parceria confiável com a administradora de condomínios.
Este texto vai te mostrar como acompanhar o trabalho da sua administradora de condomínios para ser uma parceria de sucesso e trazer melhores resultados para todos.
Como funciona uma administradora de condomínios?
A administradora de condomínios é uma empresa contratada para conduzir o condomínio e auxiliar o síndico nas tarefas diárias que envolvem o condomínio.
A administradora de condomínios tem como funções:
- Elaboração da folha de pagamento dos funcionários ou o pagamento de empresas terceirizadas;
- emissão de boletos de pagamento da taxa condominial;
- organização dos documentos na pasta de prestação de contas;
- realização do demonstrativo de receitas e despesas de condomínio;
- assessoria antes e após reuniões de assembleia-geral;
- gerenciamento dos encargos previdenciários mensais;
- administrar o fundo de reserva e do fundo de obras;
- cuidar das contas ordinárias do condomínio;
- manejar a conta pool, quando houver.
Algumas administradoras também podem oferecer serviços extras de apoio à manutenção do condomínio.
Portanto, para cuidar do funcionamento de todas essas atividades, a administradora de condomínios precisa de acesso aos recursos financeiros do condomínio. Sendo responsável por receber a arrecadação mensal e fazer todos os pagamentos do condomínio.
Por que é importante acompanhar o trabalho da administradora de condomínios?
O que ocorreu com a Fort House deixou a maioria dos condomínios em estado de alerta e muitos estão refletindo sobre a importância de verificar o andamento do trabalho das administradoras.
De fato, acompanhar o trabalho da administradora de condomínios é a melhor maneira de evitar riscos. Sendo assim, a prestação de contas é de suma importância e deve ser um hábito frequente.
Visto que a legislação não especifica um órgão que faça a fiscalização da administradora de condomínios, o síndico pode fazer a gestão conjunta.
Os condôminos também podem acompanhar o trabalho da administradora de condomínios por solicitar acesso aos documentos e auditorias preventivas.
A responsabilidade civil do condomínio é do síndico, mesmo que contrate uma administradora de condomínios, ele é o responsável legal pelo condomínio.
Entretanto, a administradora de condomínios deverá responder pelos seus serviços. Conforme explica Roberto Bigler, diretor jurídico adjunto da ABADI (Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis):
“A empresa é totalmente responsável pelos atos de seus funcionários ou sócios. O condomínio, nesse momento, é o tomador de serviços, e nessa relação incide o que o Código de Defesa do Consumidor entende como ‘responsabilidade objetiva’”.
É sempre bom buscar acompanhamento jurídico especializado para lidar com situações assim. No entanto, de forma geral, quando for comprovado a falha na prestação de serviço, o condomínio poderá encerrar o contrato sem multas ou aviso.
Como identificar irregularidades na administradora de condomínios?
Quais seriam alguns pontos de atenção quando o síndico acompanha o trabalho da administradora de condomínios? Alguns deles são:
- Produtos ou serviços com valores superiores ao real.
É uma prática costumeira o síndico solicitar pelo menos 3 orçamentos na contratação de serviços ou compra de produtos. Porém, em casos de despesas maiores, seria prudente que o próprio síndico ou conselheiros, também fizessem cotações em empresas diferentes.
Os orçamentos devem ser aprovados em assembleia. Outra sugestão eficiente é avaliar um rodízio de empresas prestadoras de serviços.
- Retirada de dinheiro do fundo de reserva
O fundo de reserva deve ser usado apenas em caso de emergência. Assim, é importante conferir o saldo e acompanhar a movimentação do fundo. Se houver retirada de valores, o síndico precisa saber para onde foi o dinheiro e se a utilização do fundo é mesmo para uma emergência. Caso contrário, os valores precisam ser repostos imediatamente.
- Pagamento de contas em atraso
Há casos de contas pagas em atraso, com incidência de juros, embora o condomínio tenha dinheiro em caixa. Isso pode ser um indicativo de má gestão por parte da administradora.
Fique atento com a inadimplência das contas (água, luz, gás, outros fornecedores).
Como acompanhar com facilidade o trabalho da sua administradora de condomínios?
Para ter uma parceria de sucesso com sua administradora de condomínios, é essencial a prestação de contas periódicas.
Além da prestação de contas mensal, pode-se fazer uma prestação de contas periódica mais detalhada, constando as guias de todos os tributos pagos e certidões negativas de débito.
Já que o síndico é o responsável legal, quando há problemas com os recursos financeiros com o condomínio, ele precisa provar que não houve negligência, caso contrário ele terá responsabilidade pelo prejuízo. Então, se a administradora de condomínios cometeu irregularidades, o síndico precisa estar atento e tomar providências rápidas para resolver a situação.
Portanto, para ter uma gestão transparente e garantir uma parceria saudável com sua administradora de condomínios, recorra à auditoria preventiva.
Na auditoria preventiva, o síndico pode ter acesso a um laudo simples de entender que já vai apontar se houve algum problema no fechamento das contas do mês. Ela é a ferramenta mais prática para acompanhar o trabalho da administradora de condomínios.
Entre em contato com nossa equipe para saber mais detalhes sobre como acompanhar o trabalho da administradora de condomínios.
