Você já deve ter visto muitos artigos sobre LGPD para condomínios, mas agora está na hora de “passar uma lupa” nos detalhes para saber se você realmente conseguiu deixar seu condomínio livre de riscos jurídicos.
LGPD para condomínios residenciais: como isso impacta suas operações?
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), está em vigor desde 2020. Alguns síndicos e administradoras já tomaram algumas medidas práticas para a proteção das informações do condomínio.
Para estar conforme a lei, o condomínio precisa fazer uma gestão de dados, garantindo que as informações sejam armazenadas com práticas de segurança e criptografia. Então, isso tem impacto direto em várias atividades do condomínio que podem expor o nome e outros dados pessoais dos moradores.
Para se adequar à LGPD, os condomínios devem estabelecer regras claras para o uso e armazenamento de informações pessoais, além de definir processos eficientes para lidar com esses dados. É essencial treinar a equipe sobre segurança de dados e buscar parcerias com empresas especializadas.
Não cumprir as exigências da LGPD para condomínios pode resultar em problemas jurídicos e indenizações onerosas. Assim, é essencial verificar, nos detalhes, se todas as medidas possíveis já foram tomadas.
Vamos analisar alguns pontos de atenção que percebemos que alguns gestores de condomínio deixaram passar. Pode ser que você tenha algumas ideias sobre as providências que precisa tomar para proteger seu condomínio.
Quais os pontos de atenção que podem colocar o condomínio em risco jurídico
INFORMAÇÃO
Os condôminos precisam ser informados sobre quais dados serão armazenados, quem terá acesso e como serão tratados. Também, é dever do gestor informar aos usuários quais são os seus direitos relacionados à LGPD. Já fez isso?
CONSENTIMENTO
Depois de informados, os condôminos precisam dar autorização formal para o manuseio das informações. Lembre-se de informar exatamente o que será armazenado. Se o consentimento for apenas para parte dos dados, o condomínio está em risco. Já se certificou que as autorizações são condizentes com o que é praticado?
RESPONSABILIDADE PELA GUARDA SEGURA
O condomínio tem o dever de criar mecanismos de proteção. Neste sentido, a LGPD para condomínios traz um ponto de atenção quanto à guarda de registros físicos.
Será que o condomínio pode garantir a proteção contra roubos ou acessos indevidos aos livros de registro, pastas e computadores locais? Pode ser mais difícil garantir a guarda segura destes dados registrados localmente. Já pensou em digitalizar as informações com criptografia e controle de acesso?
PERMISSÃO DE ACESSO
O síndico precisa ter acesso a todas as informações, mas não os funcionários. Permissões de acesso diferentes são importantes para evitar o vazamento de informações. Vale lembrar que administradores e prestadores de serviço terceirizados precisam ter cláusulas em contrato para também garantir a conformidade à LGPD para condomínios.
DOCUMENTAÇÃO
Documentar e guardar as informações enviadas, os consentimentos formais, os procedimentos de armazenamento e de controle, é essencial para o condomínio se resguardar de problemas futuros. Mesmo que o assunto seja levado a litígio, o condomínio pode provar que seguia a lei.
Você já se adequou aos pontos acima ou ainda tem detalhes que precisam ser melhorados em seu condomínio?
Vamos falar sobre soluções para estas situações, mas antes, vamos responder algumas dúvidas que encontramos sobre LGPD para condomínios.
LGPD para condomínios: dúvidas não tão comuns
1) Posso liberar as pastas dos condomínios para auditoria, já que os documentos nelas têm dados sensíveis?
Sim, desde que seja assegurado a segurança das informações em contrato do prestador de serviços. A MB7 tem cláusulas contratuais de proteção ao gestor do condomínio, assegurando a proteção dos dados.
2) Quem responde juridicamente pelos problemas de LGPD em condomínios?
O síndico, na qualidade de representante legal do condomínio, tem o dever de cumprir a lei. Consequentemente, ele deverá responder judicialmente, como representante do condomínio, a qualquer problema legal.
Por isso é tão importante o síndico reavaliar se os procedimentos da LGPD estão realmente mantendo a segurança jurídica do condomínio.
3) Criar grupos de WhatsApp com os moradores pode caracterizar violação da LGPD para condomínios?
Sim! Este é um ponto de extrema atenção que sempre passa despercebido pelos síndicos.
Grupos de WhatsApp em condomínios podem expor dados pessoais sem consentimento adequado. A criação desses grupos requer aprovação em assembleia devido à exposição de informações dos moradores. Além disso, há riscos de uso indevido, como vendas não solicitadas e até situações de assédio. A excessiva troca de mensagens também pode dificultar a eficácia da comunicação. A LGPD se aplica ao uso do WhatsApp, tornando essencial que os condomínios invistam em soluções de comunicação com proteção de dados.
E por falar em soluções, você pode pensar e investir em ferramentas tecnológicas para comunicação segura no condomínio
LGPD para condomínios: solução contra os riscos
Ao revisar o processo, você encontrou pontos descobertos que deixam seu condomínio em risco? Neste caso, hora de agir!
Conscientize os moradores sobre a necessidade de implantação de um sistema que assegure a proteção dos dados do condomínio.
Optar por prestadores de serviços especializados em condomínios, para que eles tenham sistemas mais seguros e dedicados a encontrar soluções personalizadas.
Evite riscos jurídicos também nas contas do condomínio
Administrar um condomínio é complexo! Detalhes nas contas do condomínio podem passar despercebidos, resultando em multas, questionamento dos moradores e até em litígios. Por isso, o síndico também precisa se preocupar com a conformidade das contas para não ter problemas legais.
Neste sentido, o síndico precisa dos melhores aliados ao seu lado para identificar quaisquer problemas que precisam ser corrigidos.
A MB7 Auditoria tem modelos de auditoria personalizados para a sua realidade condominial:
1) Auditoria Independente Preventiva: Verificação mensal da gestão financeira e fiscal para solucionar problemas rapidamente.
2) Auditoria de Prestação de Contas: Apoio na prestação de contas em Assembleias Gerais Ordinárias.
3) Auditoria Investigativa: Levantamento de informações em casos de desvios.
Benefícios:
a) Controle: Redução de fraudes com avaliações minuciosas.
b) Profissionais Qualificados: Equipe especializada para garantir conformidade.
c) Economia: Menor risco de prejuízos e redução de problemas jurídicos.
Conte com a MB7 para criar conteúdo que ajude na conformidade legal de seu condomínio. LGPD para condomínios e auditoria são assuntos de muita importância, não deixe de lado.
