“O síndico esconde as pastas do condomínio!” – Essa é uma reclamação que escutamos constantemente de moradores de condomínios.
Há casos em que o morador simplesmente está com dificuldades de se adaptar aos procedimentos do condomínio para verificação das pastas. Em outros casos, notamos que a reclamação procede.
Importante mencionar que, na maioria das vezes, não é má-fé do síndico. Alguns síndicos esquecem de criar procedimentos de transparência, outros têm medo de abrir informações sigilosas ou ter documentos extraviados.
Este artigo pode ser útil para gestores e condôminos encontrarem um equilíbrio entre os direitos e deveres de cada um na hora de liberar a verificação das pastas do condomínio.
O síndico é obrigado a mostrar as contas nas pastas do condomínio?
A resposta a essa pergunta apresenta nuances interessantes. Para entender o que está envolvido, veja o que diz a lei:
Código Civil Art.1348 Compete ao síndico: VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
Código Civil Art. 1.350 Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos para (…) prestação de contas;
Código Civil Art. 1.354. § 6º Os documentos pertinentes à ordem do dia poderão ser disponibilizados de forma física ou eletrônica aos participantes (da assembleia).
Especialistas em direito condominial concordam que há obrigatoriedade de prestação de contas ao coletivo (em assembleia), e não a um condômino individualmente. Assim, a lei não expressa a obrigatoriedade do síndico em abrir as pastas para análise de um condômino.
No entanto, é essencial analisar o que diz a Convenção do Condomínio. Se ela estipular que as pastas devem ser disponibilizadas ou tiver procedimentos sobre este assunto, eles devem ser seguidos.
Note que, independente de qualquer coisa, é essencial que o síndico mantenha procedimentos de transparência no condomínio. Então, é importante que o síndico crie estratégias para manter os condôminos informados sobre o andamento das contas no condomínio. Veremos como fazer isso mais adiante no texto.
Quem pode ter acesso às contas do condomínio?
O Artigo 1356 do Código Civil estipula que o Conselho Fiscal do condomínio é o responsável por dar um parecer sobre as contas do condomínio, ele fará isso por analisar e conferir a documentação nas pastas.
Também, como vimos acima, a lei permite que todos os condôminos tenham acesso às pastas do condomínio em assembleia. Assim, se a Convenção permitir, eles poderão verificar as pastas também em outras ocasiões.
Lembre-se de que o condômino refere-se ao proprietário, o inquilino só poderá analisar as pastas se tiver uma procuração representando o condômino.
Assim, sabemos que os condôminos devem ter acesso às pastas. No entanto, isso não significa que podem ter acesso de qualquer maneira ou a qualquer momento. É importante tomar alguns cuidados.
Procedimentos para liberação das pastas do condomínio: sem descuido!
O síndico é o responsável legal, incumbido de guardar as informações do condomínio. Assim, o ideal é que as pastas fiquem sob sua tutela, preferencialmente no condomínio.
Para mais informações sobre isso, veja o artigo: Quem é responsável por guardar as pastas de prestação de contas do condomínio?
Note que nas pastas podem ter informações sensíveis que não podem ser compartilhadas com outras pessoas, como: lista de inadimplentes, dados pessoais de fornecedores e funcionários. Então, para garantir a segurança jurídica do condomínio (e a sua própria), o síndico deve criar procedimentos seguros para a liberação das pastas.
PASTAS FÍSICAS
Alguns condôminos podem solicitar pastas antigas, que ainda não foram digitalizadas. Além disso, por mais que as pastas sejam eletrônicas, haverá documentos originais que precisarão ser mantidos no condomínio.
O condômino não deve levar as pastas originais para análise, isso expõe o condomínio a riscos de extravio, adulteração e divulgação indevida de documentos.
Como liberar pastas físicas?
- Presencialmente: marque uma reunião com a presença do síndico, conselheiro ou alguém da administração. Durante a reunião, mantenha o clima amistoso, tente esclarecer as dúvidas e ajudá-lo a encontrar as informações de que precisa. Não esqueça de fazer uma ata, mencionando as pastas verificadas e o que foi explicado.
- Cópias: é possível solicitar à administradora cópias das pastas, desde que o condômino pague as despesas de impressão. Neste caso, o síndico precisará censurar as informações protegidas por LGPD antes de liberar as cópias físicas para o condômino.
PASTAS DIGITALIZADAS
A vantagem das pastas digitalizadas é que ela permite o compartilhamento rápido, sem risco de extravios ou adulterações. No entanto, o condomínio pode ser responsabilizado pela exposição de dados sensíveis, contidos na pasta.
Como liberar pastas digitalizadas?
- Liberação parcial: faça a liberação somente do balancete geral, lá menciona a descrição das despesas sem se aprofundar em dados sensíveis.
- Controle de acesso: outra maneira de liberar pastas digitalizadas é criando senhas temporárias para o acesso a uma pasta completa, que serão liberadas apenas aos condôminos autorizados, após uma requisição formal.
- Segurança: mesmo com controle de acesso, é importante que as informações sejam protegidas. Use sistemas de criptografia à prova de invasores, não permita print de telas, downloads ou impressões. Lembre-se de colocar avisos de proibições quanto à reprodução do conteúdo.
Procedimentos para solicitar documentos ao síndico
É essencial que a solicitação seja formalizada, por escrito. Isso pode ser feito mediante uma carta formal com protocolo de recebimento ou até mesmo via e-mail.
Se desejar, o síndico pode criar um modelo e disponibilizar aos condôminos. Neste caso, ele pode colocar no modelo uma observação de confidencialidade das informações às quais o condômino terá acesso.
O importante é que os procedimentos sejam devidamente informados aos condôminos.
E se o síndico não quiser liberar as pastas do condomínio?
Ter o procedimento correto para liberar a verificação é importante, porém o síndico não deve simplesmente proibir o acesso às pastas do condomínio.
Isso geraria desconfiança por parte dos condôminos, criaria problemas de relacionamento e poderia dificultar a aprovação das contas.
Além disso, a prestação de contas é um direito garantido por lei, e o síndico não deve dar a entender que está dificultando esse processo.
Se o síndico bloquear o acesso às pastas, um grupo de condôminos poderia entrar com uma solicitação judicial para conseguir essa liberação. Isso causaria estresse, atrito e daria muito mais trabalho ao síndico do que liberar algumas pastas.
Solução para evitar problemas com a liberação das pastas do condomínio
Contratar uma auditoria independente pode amenizar consideravelmente os problemas com a liberação de pastas.
Seja com uma auditoria de prestação de contas ou até mesmo uma auditoria mensal preventiva, os condôminos podem ter acesso a um relatório resumido que torna muito mais fácil entender a situação financeira do condomínio.
O fato de a auditoria ser feita por uma empresa independente traz credibilidade à gestão e ajuda a descobrir insights de melhorias nas contas.
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